Quản lý Hiệu suất Nhà cung cấp: Các Chỉ số Chính và Thực tiễn Tốt nhất để Đo lường Thành công

Quản lý hiệu suất nhà cung cấp đặt ra kỳ vọng, đo lường kết quả và liên kết hành động với tác động tài chính. Nếu làm tốt, nó làm rõ các mức dịch vụ, tiêu chuẩn chất lượng và kỷ luật chi phí trong khi giảm thiểu rủi ro. Mục tiêu rất đơn giản: chuyển đổi chiến lược kinh doanh thành một tập hợp nhỏ các mục tiêu có thể đo lường mà các nhà cung cấp hiểu, các đội nội bộ có thể quản lý và các giám đốc tin tưởng.

Phạm vi, Mục tiêu và Quyền sở hữu

Kết quả kinh doanh để tối ưu hóa (chi phí, dịch vụ, rủi ro, tuân thủ)

Bảng điểm nên phản ánh bốn kết quả: tổng chi phí hạ cánh thấp hơn, dịch vụ đáng tin cậy (OTIF, thời gian dẫn ), quản lý rủi ro (tính liên tục, sức khỏe tài chính, tư thế mạng ), và tuân thủ (hợp đồng, quy định, ESG ). Mỗi chỉ số trên trang nên liên kết với một trong những điều này.

Mô hình quản trị và RACI (mua sắm, chất lượng, vận hành, tài chính)

Phòng mua sắm sở hữu khung và các công cụ thương mại; chất lượng quản lý sự không phù hợp và CAPA; hoạt động theo dõi độ tin cậy của dịch vụ; tài chính xác minh các con số và liên kết chúng với P&L và tiền mặt. Nhiều đội giữ bảng điểm trong một không gian làm việc chung, và phần mềm quản lý nhà cung cấp cung cấp dấu vết kiểm toán, các thỏa thuận và các liên kết tài liệu cần thiết cho các đánh giá sạch.

Phạm vi và độ granularity ( cấp-1 so với cấp-2, cấp độ trang web so với cấp độ nhà cung cấp )

Đo lường nơi mà sự biến đổi thực sự tồn tại. Các nhà cung cấp cấp 1 và các nhà cung cấp chiến lược cấp 2 yêu cầu sự minh bạch. Dữ liệu ở cấp độ địa điểm thường cho biết sự thật vận hành; các báo cáo tổng hợp che giấu sự hoạt động kém liên tục tại một nhà máy.

Xem xét nhịp độ và ngưỡng (hoạt động hàng tháng, điều hành hàng quý, chiến lược hàng năm)

Một nhịp điệu thực tế: các cuộc họp hàng tháng để giải quyết các vấn đề và sửa chữa; các cuộc đánh giá điều hành hàng quý để điều chỉnh mục tiêu và đầu tư; chiến lược hàng năm để tái cân bằng danh mục đầu tư. Các ngưỡng xác định khi nào một chỉ số kích hoạt kế hoạch phân tích nguyên nhân gốc rễ và hành động sửa chữa.

Các chỉ số KPI cốt lõi và cách tính toán chúng

Độ tin cậy dịch vụ (OTIF, tỷ lệ lấp đầy, tuân thủ thời gian dẫn )

OTIF phản ánh lời hứa với khách hàng; tỷ lệ hoàn thành cho thấy sự sẵn có ngay lập tức; sự tuân thủ thời gian giao hàng kiểm tra độ tin cậy của các ngày đã báo giá. Ba yếu tố này tạo ra một bức tranh cân bằng về hiệu suất giao hàng.

Chất lượng và tuân thủ (PPM khiếm khuyết, tỷ lệ trả hàng, thời gian đóng CAPA, tuân thủ ESG)

Các chỉ số KPIs chất lượng nên bao gồm số lỗi trên triệu, lý do trả hàng và thời gian từ khi có vấn đề đến khi được xác nhận đóng. Sự tuân thủ ESG cho biết liệu các thông tin và chứng nhận cần thiết có đang cập nhật và đầy đủ hay không.

Chi phí và năng suất (biến động giá, biến động tổng chi phí đến nơi, tránh chi phí)

Biến động giá bắt giữ độ trôi giá đơn vị từ hợp đồng; biến động chi phí hạ cánh ghi lại chi phí vận chuyển, thuế, phụ phí; tránh chi phí ghi lại sự tăng giá đã được ngăn chặn hoặc tiết kiệm từ kỹ thuật giá trị.

Độ chính xác trong quy trình và tài chính (độ chính xác hóa đơn, tỷ lệ khớp ASN, SLA xác nhận PO)

Các chỉ số KPI quy trình giảm ma sát: hóa đơn sạch làm tăng tốc chu kỳ tiền mặt; ASN chính xác giảm thiểu sự chậm trễ trong việc nhận hàng; xác nhận PO kịp thời ổn định lịch trình.

Định nghĩa KPI, Công thức và Ngưỡng

Đơn vị đo lường

Định nghĩa chính xác & Công thức

Nguồn Dữ Liệu Chính

Ngưỡng/Ngưỡng Đề Xuất

Kích hoạt rủi ro

OTIF

% của các đơn hàng được giao đúng hạn hoặc trước ngày yêu cầu và đầy đủ; các dòng đúng hạn & đầy đủ ÷ tổng số dòng × 100

WMS/TMS/ERP

≥ 95%

< 90%

Tuân thủ thời gian dẫn

Đơn hàng trong thời gian dẫn được báo giá ÷ tổng đơn hàng × 100

ERP/TMS

≥ 90%

< 85%

PPM Defects

Đơn vị lỗi ÷ tổng đơn vị × 10^6

QMS/Incoming QC

≤ 500

≥ 1,000

Biến động giá

(Giá hóa đơn − Giá hợp đồng) ÷ Giá hợp đồng × 100

ERP/AP

≤ 1%

≥ 3%

Độ chính xác hóa đơn

Hóa đơn không có sự khác biệt ÷ tổng số hóa đơn × 100

AP/3-way match

≥ 98%

< 95%

Thời gian đóng CAPA

Số ngày trung bình từ khi phát hành đến khi đóng xác nhận

QMS

≤ 30 ngày

45 ngày

Tỷ lệ tuân thủ ESG

% của các thông tin/certifications ESG yêu cầu hiện tại

SRM/Compliance

≥ 95%

< 90%

“Đo lường những gì làm thay đổi chỉ số, không phải mọi thứ đều thay đổi,” vẫn là một quy tắc hữu ích trong mua sắm. Các Giám đốc Mua sắm hiệu suất cao tập trung vào một danh sách ngắn các KPI liên quan đến tăng trưởng, chi phí và khả năng phục hồi.

Thu thập dữ liệu, Chuẩn hóa và Phân đoạn

Mô hình dữ liệu tối thiểu (PO, lô hàng, biên nhận, hóa đơn, không tuân thủ, hợp đồng)

Một cơ sở đáng tin cậy cần sáu đối tượng: đơn đặt hàng, thông báo giao hàng, biên nhận, hóa đơn, hồ sơ không phù hợp và tiêu đề hợp đồng. Mỗi KPI có thể được truy xuất đến một hoặc nhiều trong số này.

Chất lượng dữ liệu chính ( mã nhà cung cấp, mã địa điểm, đơn vị đo lường, tiền tệ)

Mã nhà cung cấp và mã trang nhất quán ngăn chặn việc đếm gấp đôi. Đơn vị đo lường và tiền tệ phải được tiêu chuẩn hóa hoặc chuyển đổi khi tải để tránh sai lệch giả.

Chuẩn hóa và trọng số (ABC/độ quan trọng, loại, khu vực, băng khối lượng)

Kết quả trọng số theo tính nghiêm trọng và khối lượng để ngăn chặn các mặt hàng nhỏ, tác động thấp làm che khuất hiệu suất của các SKU chiến lược. Cờ danh mục và khu vực giúp phát hiện các vấn đề hệ thống.

Xử lý thống kê (mức dịch vụ so với tỷ lệ lấp đầy, tính mùa vụ, xử lý ngoại lệ)

Sử dụng trung vị cho các chỉ số dựa trên thời gian khi các giá trị ngoại lệ làm sai lệch trung bình. Tách biệt các hiệu ứng theo mùa với độ trôi thực sự. Định nghĩa các quy tắc ngoại lệ ngay từ đầu và ghi lại các điều chỉnh.

Các Thực Hành Vận Hành Đem Lại Cải Thiện Đo Lường Được

Thiết kế SLA/bảng điểm liên kết với hợp đồng (mục tiêu, dung sai, biện pháp khắc phục)

Các bảng điểm nên phản ánh ngôn ngữ hợp đồng: mục tiêu, khoảng dung sai và biện pháp khắc phục nếu hiệu suất vượt ra ngoài khoảng đó. Các biện pháp khắc phục có thể là tín dụng, giao hàng nhanh với chi phí của nhà cung cấp, hoặc các nhóm phản ứng nhanh.

Các đánh giá kinh doanh chung (nguyên nhân gốc, kế hoạch CAPA, chủ sở hữu có ngày, tái thiết lập cơ sở )

Các đánh giá nên kết thúc với một kế hoạch CAPA có ngày tháng, tên chủ sở hữu và các yêu cầu bằng chứng. Thiết lập lại cơ sở sau khi cải thiện đã được xác minh, không phải trước.

Cơ chế khuyến khích và hậu quả (chia sẻ lợi nhuận, trạng thái ưu tiên, con đường thử việc/thoát )

Trạng thái ưu tiên và cam kết khối lượng giao dịch có thể đạt được thông qua hiệu suất liên tục. Tiêu chí thử việc và thoát phải rõ ràng để bảo tồn uy tín.

Tích hợp rủi ro (sức khỏe tài chính, tính liên tục cung cấp, quy định, và kiểm tra ESG)

Đưa các tín hiệu rủi ro vào cùng một buồng lái: điểm số tài chính, tin tức nhà cung cấp, các phát hiện về lao động hoặc môi trường, và tư thế mạng. Diễn đàn Kinh tế Thế giới nhấn mạnh tính liên tục trong cung ứng và tính minh bạch ESG là những mối quan tâm ngày càng tăng ở cấp hội đồng quản trị trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để bạn đo lường hiệu suất của nhà cung cấp một cách đáng tin cậy với dữ liệu hạn chế?

Bắt đầu với một mô hình tối thiểu và tập trung vào OTIF, tuân thủ thời gian giao hàng, PPM và độ chính xác của hóa đơn. Sử dụng một khoảng thời gian ba tháng để ổn định các tín hiệu, sau đó bổ sung biến động chi phí đã bao gồm và tuân thủ ESG khi dữ liệu trưởng thành.

Những KPI nào quan trọng nhất đối với nhà cung cấp quan trọng và không quan trọng?

Đối với các nhà cung cấp quan trọng: OTIF, tuân thủ thời gian, PPM, thời gian CAPA và rủi ro tài chính/ESG. Đối với các nhà cung cấp không quan trọng: biến động giá, độ chính xác của hóa đơn và độ tin cậy giao hàng cơ bản. Cân nhắc theo mức độ quan trọng để các thiếu sót chiến lược mang lại ảnh hưởng phù hợp.

Tần suất đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp nên được thực hiện như thế nào, và ở cấp độ nào?

Đánh giá hoạt động hàng tháng cho các nhà cung cấp chiến lược cấp 1; đánh giá điều hành hàng quý cho các nhà chiến lược và cấp 2 có chi tiêu cao; kiểm tra định kỳ nửa năm cho các nhà cung cấp dài hạn. Tăng cường ngay lập tức khi có tín hiệu rủi ro xảy ra.

Công cụ nào cho phép theo dõi và phân tích đáng tin cậy mà không cần nỗ lực thủ công?

Các hệ thống kết hợp PO, ASN, biên nhận, hóa đơn và các sự kiện chất lượng giúp giảm thời gian đối chiếu và tăng cường sự tin cậy vào các con số. Tích hợp với ERP và TMS đảm bảo rằng các dấu thời gian phản ánh chuyển động thực tế chứ không phải là các cập nhật từ bảng tính.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này được cung cấp chỉ nhằm mục đích thông tin. Nó không được cung cấp hoặc dự định được sử dụng như một lời khuyên pháp lý, thuế, đầu tư, tài chính, hoặc các lời khuyên khác.