Hiểu về Thời gian phân phối W-2: Khi nào Nhà tuyển dụng phải gửi mẫu thuế

Mùa nộp thuế mang lại trách nhiệm quan trọng cho các nhà tuyển dụng trên toàn quốc: phân phát mẫu W-2 cho lực lượng lao động của họ. Nếu bạn đang tự hỏi khi nào các nhà tuyển dụng phải gửi W-2, câu trả lời là rõ ràng—nhưng chi tiết lại rất quan trọng. IRS quy định rằng các nhà tuyển dụng phải phân phát các tài liệu thuế thiết yếu này trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo, một hạn chót áp dụng dù nhân viên có rời khỏi công ty giữa năm hay làm việc suốt 12 tháng. Yêu cầu về thời gian này đảm bảo rằng người lao động có đủ thời gian để chuẩn bị và nộp tờ khai thuế của mình trước hạn chót nộp thuế ngày 15 tháng 4.

Hạn chót quan trọng ngày 31 tháng 1 để phân phát W-2

Mỗi năm, không ngoại lệ, các nhà tuyển dụng phải đóng dấu bưu điện hoặc truyền tải điện tử mẫu W-2 đến tất cả nhân viên hiện tại và cựu nhân viên trước ngày 31 tháng 1. Hạn chót này không linh hoạt—nếu ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, các nhà tuyển dụng phải điều chỉnh bằng cách gửi tài liệu vào ngày làm việc tiếp theo. Đối với năm thuế 2025, điều này có nghĩa là tất cả các mẫu W-2 phải đến tay nhân viên trước ngày 31 tháng 1, 2026.

Yêu cầu pháp lý này tồn tại vì một lý do. Nhân viên dựa vào thông tin W-2 để nộp tờ khai thuế chính xác. IRS phối hợp chặt chẽ với các nhà tuyển dụng để đảm bảo rằng tiền lương, khoản khấu trừ và tín dụng thuế được báo cáo phù hợp giữa tờ khai thuế của nhân viên và các tài liệu do nhà tuyển dụng gửi lên. Khi các nhà tuyển dụng chậm trễ hoặc không gửi các mẫu này, nó làm gián đoạn toàn bộ quá trình nộp thuế của người lao động và gây ra chuỗi các thách thức hành chính.

Các nhà tuyển dụng bỏ lỡ hạn chót này—dù chỉ vài ngày hay vài tháng—đều phải đối mặt với các hậu quả ngày càng tăng. IRS đã xây dựng các khoản phạt nhằm khuyến khích việc tuân thủ đúng hạn, khiến việc chậm trễ ngày càng tốn kém hơn cho các doanh nghiệp mọi quy mô.

Thông tin gì có trong bản kê khai W-2 của bạn?

W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế, là tài liệu nền tảng để nhân viên nộp thuế. Thay vì chỉ là một bản ghi nhận thanh toán đơn thuần, nó tổng hợp nhiều loại thông tin tài chính liên quan đến công việc mà IRS yêu cầu để đánh giá thuế chính xác.

Các phần chính của W-2 bao gồm:

Tiền lương và Thu nhập. Phần này ghi lại tất cả tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản thù lao khác bạn nhận trong năm thuế. Đây là nền tảng để tính nghĩa vụ thuế của bạn.

Thuế Thu Nhập Liên Bang đã Khấu Trừ. Các nhà tuyển dụng phải khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ mỗi khoản lương dựa trên mẫu W-4 bạn điền. W-2 của bạn báo cáo tổng số tiền đã khấu trừ trong suốt năm, ảnh hưởng trực tiếp đến việc bạn có phải nộp thêm thuế hay nhận hoàn thuế.

Các khoản đóng góp An sinh Xã hội và Medicare. Các khoản khấu trừ này từ lương của bạn để tài trợ cho các quyền lợi An sinh Xã hội và Medicare trong tương lai. W-2 của bạn ghi rõ chính xác số tiền đã đóng góp thay mặt bạn, xác lập hồ sơ đủ điều kiện hưởng lợi ích của bạn.

Khấu trừ Thuế Bang và Địa phương. Đối với nhân viên ở các bang có thuế thu nhập, W-2 chỉ rõ số tiền thuế bang và địa phương đã khấu trừ, giúp việc nộp tờ khai đúng cho các cơ quan này chính xác hơn.

Các lợi ích và khoản khấu trừ của nhân viên. Mẫu này cũng phản ánh các khoản đóng góp trước thuế vào các kế hoạch hưu trí, phí bảo hiểm y tế, tài khoản chi tiêu linh hoạt và các lợi ích phụ khác.

IRS đối chiếu thông tin này với tờ khai thuế cá nhân của bạn. Bất kỳ sai lệch nào giữa thu nhập báo cáo và dữ liệu W-2 đều tự động kích hoạt kiểm tra của IRS, có thể dẫn đến kiểm tra thuế hoặc đánh thuế bổ sung. Hệ thống xác minh này nhấn mạnh lý do tại sao các nhà tuyển dụng phải gửi đúng và đủ các mẫu W-2 đúng hạn.

Tìm kiếm W-2 bị mất từ nhà tuyển dụng cũ của bạn

Thỉnh thoảng, nhân viên không nhận được W-2 trước hạn chót ngày 31 tháng 1. Điều này có thể do thay đổi địa chỉ, chậm trễ gửi thư, lỗi xử lý payroll hoặc sơ suất của nhà tuyển dụng. Nếu bạn rơi vào tình huống này, một phương pháp tiếp cận có hệ thống sẽ tăng khả năng tìm thấy tài liệu bị mất.

Bước Một: Liên hệ trực tiếp với nhà tuyển dụng cũ của bạn. Bắt đầu bằng cách liên hệ bộ phận nhân sự hoặc payroll. Nhiều nhà tuyển dụng giữ thông tin liên lạc của nhân viên, nhưng nếu bạn đã chuyển đi kể từ khi rời khỏi vị trí, W-2 của bạn có thể đã được gửi đến địa chỉ cũ. Yêu cầu gửi mẫu qua email hoặc điện thoại, xác nhận địa chỉ gửi thư hiện tại của bạn và hỏi thời gian dự kiến giao hàng.

Bước Hai: Truy cập W-2 của bạn qua cổng thông tin của nhà tuyển dụng. Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay cung cấp nền tảng trực tuyến an toàn để nhân viên có thể tải xuống các mẫu W-2 điện tử. Nếu công ty cũ của bạn cung cấp dịch vụ này, hãy đăng nhập để truy cập mẫu của bạn ngay lập tức. Cách này bỏ qua hoàn toàn chậm trễ gửi thư và cung cấp xác nhận tức thì về thông tin thuế của bạn.

Bước Ba: Yêu cầu sự trợ giúp của IRS. Nếu nhà tuyển dụng cũ từ chối cung cấp W-2 của bạn dù bạn đã nhiều lần yêu cầu, hãy liên hệ trực tiếp với IRS theo số 1-800-829-1040. Cơ quan này sẽ can thiệp thay mặt bạn. Chuẩn bị sẵn:

• Họ tên đầy đủ, địa chỉ, số An sinh Xã hội và số điện thoại của bạn
• Tên doanh nghiệp, địa chỉ và số điện thoại của nhà tuyển dụng
• Thời gian làm việc và ước tính thu nhập dựa trên phiếu lương cuối cùng của bạn

IRS sẽ điều tra việc không tuân thủ của nhà tuyển dụng và cố gắng lấy lại W-2 bị mất của bạn.

Bước Bốn: Nộp thuế bằng tài liệu thay thế. Nếu đến hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 mà bạn vẫn chưa có W-2, bạn có các lựa chọn. Đầu tiên, bạn có thể nộp Mẫu 4868 để yêu cầu gia hạn tự động thêm 6 tháng. Nhớ rằng, việc gia hạn này chỉ hoãn hạn nộp thuế chứ không hoãn hạn nộp tiền—hãy sử dụng phiếu lương để ước tính nghĩa vụ thuế của bạn và thanh toán số thuế dự kiến trước ngày 15 tháng 4. Sau khi được gia hạn, bạn có thể yêu cầu Bản sao Chứng minh Thu nhập và Tiền lương (Wage and Income Transcript) trực tiếp từ IRS bằng cách tạo tài khoản trực tuyến, mặc dù IRS thường mất 6-8 tuần để xử lý yêu cầu này.

Ngoài ra, bạn có thể nộp bằng Mẫu 4852 (Thay thế cho Mẫu W-2), cho phép bạn ước tính thu nhập và khoản khấu trừ dựa trên các hồ sơ lương còn có. Lưu ý rằng các chênh lệch lớn giữa bản 4852 ước tính và W-2 thực tế bạn nhận sau này có thể yêu cầu nộp tờ khai sửa đổi. Trong các tình huống phức tạp, tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế giúp bạn nộp đúng và giảm thiểu các rắc rối trong tương lai.

Các khoản phạt của IRS đối với nhà tuyển dụng không thực hiện đúng nghĩa vụ nộp W-2

Các nhà tuyển dụng không tuân thủ trách nhiệm phân phát W-2 phải đối mặt với các khoản phạt tài chính đáng kể. Luật liên bang quy định các khoản phạt tăng dần cho mỗi mẫu gửi muộn hoặc không gửi, không giới hạn tổng trách nhiệm. Vì các khoản phạt áp dụng theo từng mẫu (một cho nhân viên, một cho IRS cho mỗi nhân viên), chi phí sẽ nhân lên nhanh chóng ngay cả với các lực lượng lao động nhỏ.

Cấu trúc phạt hiện tại cho các mẫu nộp năm 2024 và 2025:

Chậm 30 Ngày hoặc ít hơn. 60 đô la mỗi mẫu

Chậm từ 31 Ngày đến ngày 1 tháng 8. 120 đô la mỗi mẫu

Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp. 310 đô la mỗi mẫu

Vi phạm có chủ ý các yêu cầu nộp. 630 đô la mỗi mẫu

Hãy hình dung một tình huống thực tế: Một công ty có 15 nhân viên chờ đến tháng 9 mới phân phát W-2, dẫn đến khoản phạt 310 đô la. Vì mỗi nhân viên nhận một W-2 và IRS cũng nhận được bản sao, phép tính là 310 đô la nhân với hai (bản sao của nhân viên và của IRS) cho mỗi nhân viên—tổng cộng 620 đô la mỗi người. Với 15 nhân viên, tổng số tiền phạt có thể lên tới 9.300 đô la. Thêm vào đó là lãi suất cộng dồn mà IRS tính trên các khoản phạt chưa nộp, và gánh nặng tài chính của nhà tuyển dụng sẽ tăng lên đáng kể.

Các khoản phạt này nhằm hai mục đích: bồi thường cho chính phủ về gánh nặng hành chính và tạo động lực mạnh mẽ để các nhà tuyển dụng tuân thủ. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể đối mặt với các khoản phạt hàng chục nghìn đô la do vi phạm kéo dài, khiến việc phân phát W-2 đúng hạn trở thành một hoạt động kinh doanh quan trọng.