Hiểu về thời gian biểu của mẫu W-2: Khi nào W-2 được gửi đi và điều gì xảy ra nếu nhà tuyển dụng của bạn chậm trễ

Mùa thuế mang lại nhiều nghĩa vụ cho cả nhà tuyển dụng và nhân viên, và một trong những tài liệu quan trọng nhất bạn cần là mẫu W-2 của bạn. Nếu bạn đã chuyển công việc trong năm thuế, nhà tuyển dụng cũ vẫn chịu trách nhiệm gửi bản sao kê lương cần thiết này. Nhưng khi nào W-2 được gửi đi, và nhà tuyển dụng sẽ đối mặt với hậu quả gì nếu bỏ lỡ các hạn chót này?

Thời hạn theo luật định: Khi nào W-2 được gửi đi?

Luật liên bang quy định hạn chót cố định là ngày 31 tháng 1 để nhà tuyển dụng gửi mẫu W-2 cho tất cả nhân viên hiện tại và cựu nhân viên. Nếu ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót tự động chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Đối với năm thuế 2023, điều này có nghĩa là tất cả W-2 phải được gửi qua thư hoặc truyền điện tử trước ngày 31 tháng 1 năm 2024.

Thời gian này cung cấp cho nhân viên khoảng 2,5 tháng để thu thập tài liệu và chuẩn bị nộp thuế trước hạn chót nộp hồ sơ là ngày 15 tháng 4. Khi nhà tuyển dụng tuân thủ lịch trình này, người lao động có đủ thời gian chuẩn bị cho nghĩa vụ thuế hàng năm của mình.

Phân tích mẫu W-2: Những thông tin nó chứa đựng

Mẫu W-2 (chính thức là Mẫu W-2, Báo cáo Tiền lương và Thuế) đóng vai trò là hồ sơ chính thức mà nhà tuyển dụng gửi cho cả nhân viên và IRS, chi tiết về khoản bồi thường và khoản thuế bị giữ lại.

Các thành phần chính gồm:

• Tổng Thu nhập: Lương, tiền tips và các khoản thu nhập khác nhận trong năm dương lịch
• Thuế Thu Nhập Liên Bang Đã Trừ: Tổng số thuế thu nhập liên bang nhà tuyển dụng đã khấu trừ từ lương dựa trên các lựa chọn W-4 của bạn
• Đóng góp An sinh Xã hội và Medicare: Các khoản thuế lương đóng góp cho quyền lợi An sinh Xã hội và Medicare trong tương lai
• Khấu trừ Thuế Bang và Địa phương: Nếu có, các khoản bị giữ lại cho thuế thu nhập bang và địa phương
• Các lợi ích và khoản khấu trừ bổ sung: Đóng góp vào kế hoạch hưu trí, phí bảo hiểm y tế được tài trợ qua khấu trừ trước thuế, và các lợi ích phụ hợp lệ khác

Độ chính xác của mẫu này ảnh hưởng trực tiếp đến việc nộp tờ khai thuế của bạn. Bất kỳ sai lệch nào giữa thu nhập báo cáo và thông tin trong W-2 đều có thể gây ra thư từ IRS và các rắc rối tiềm tàng.

Bạn nên làm gì nếu chưa nhận được W-2 của mình

Đối với người nộp thuế năm 2024, hạn chót ngày 31 tháng 1 đã qua. Nếu W-2 của bạn vẫn chưa đến, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Liên hệ với Bộ phận trả lương của nhà tuyển dụng cũ

Liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương — họ chịu trách nhiệm phát hành W-2. Xác nhận địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn, vì các mẫu gửi đến địa chỉ cũ sẽ không được chuyển tiếp. Yêu cầu ngày dự kiến gửi tài liệu.

Bước 2: Kiểm tra khả năng truy cập điện tử

Nhiều nhà tuyển dụng hiện nay cung cấp W-2 qua cổng trực tuyến an toàn. Nếu có, đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn để tải xuống mẫu ngay lập tức.

Bước 3: Nâng cấp lên IRS

Sau khi đã liên hệ trực tiếp với nhà tuyển dụng mà không thành công, gọi cho IRS theo số 1-800-829-1040. Chuẩn bị cung cấp:

• Tên, địa chỉ, số An sinh Xã hội và thông tin liên hệ của bạn
• Tên, địa chỉ và số điện thoại của nhà tuyển dụng cũ
• Ngày làm việc và ước tính thu nhập từ phiếu lương cuối cùng của bạn

IRS sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng cũ của bạn để yêu cầu mẫu thiếu.

Bước 4: Nộp hồ sơ mà không có W-2 (Nếu cần thiết)

Nếu đến hạn nộp ngày 15 tháng 4 mà chưa có W-2 của bạn:

Lựa chọn A—Yêu cầu gia hạn: Nộp Mẫu 4868 để có thêm sáu tháng để nộp hồ sơ. Tuy nhiên, việc gia hạn này không hoãn nghĩa vụ thanh toán thuế. Tính toán số tiền ước tính của bạn dựa trên phiếu lương và gửi số tiền đó trước ngày 15 tháng 4. Khi có thêm thời gian, yêu cầu Bản sao kê Thu nhập và Tiền lương từ tài khoản trực tuyến của IRS, thường mất khoảng 6-8 tuần.

Lựa chọn B—Nộp bằng Mẫu 4852: Mẫu thay thế này cho phép bạn ước tính thu nhập và khoản khấu trừ của mình chính xác nhất có thể. Hiểu rằng sự khác biệt lớn giữa ước tính của bạn và W-2 thực tế sẽ yêu cầu nộp lại tờ khai đã chỉnh sửa sau này.

Hãy cân nhắc làm việc với chuyên gia thuế để đảm bảo tuân thủ và chính xác nếu bạn tự làm quá trình này mà cảm thấy không chắc chắn.

Hình phạt của nhà tuyển dụng khi nộp W-2 muộn hoặc không đúng hạn

IRS thực thi các khoản phạt nghiêm ngặt để đảm bảo nhà tuyển dụng tuân thủ quy định báo cáo. Khi nhà tuyển dụng không gửi W-2 đúng hạn hoặc bỏ sót việc nộp, các khoản phạt sẽ tích lũy theo từng mẫu — một mẫu dành cho IRS và các mẫu riêng cho từng nhân viên.

Cấu trúc phạt năm 2024:

• Chậm tối đa 30 ngày: $60 mỗi mẫu$120
• Từ ngày 31 tháng 1 đến ngày 1 tháng 8: $310 mỗi mẫu$630
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 mỗi mẫu(
• Có ý định cố ý bỏ qua: )mỗi mẫu

Các khoản phạt này cộng dồn. Một doanh nghiệp có 10 nhân viên nộp W-2 vào tháng 9 sẽ phải trả mỗi mẫu × 2 IRS + bản sao cho nhân viên = tổng cộng $6,200 tiền phạt, chưa tính lãi suất làm tăng thêm số tiền cuối cùng.

Cấu trúc này tạo ra các động lực tài chính mạnh mẽ để nhà tuyển dụng hoàn thành nghĩa vụ ngày 31 tháng 1, và không có giới hạn về số tiền phạt, nghĩa là vi phạm có thể gây ra chi phí đáng kể.

Tại sao việc nhận W-2 đúng hạn lại quan trọng đối với việc nộp thuế của bạn

Nhận được W-2 trước ngày 31 tháng 1 giúp loại bỏ sự không chắc chắn trong việc nộp hồ sơ và tránh các rắc rối phát sinh từ việc ước tính thu nhập. Khi W-2 của bạn đến đúng hạn, bạn có thể hoàn thành chính xác các tờ khai liên bang và bang và nộp trước hạn chót ngày 15 tháng 4 mà không cần gia hạn hoặc dùng mẫu thay thế.

Đối với nhân viên thay đổi nhà tuyển dụng giữa năm hoặc làm nhiều vị trí, việc phối hợp nhiều W-2 đến đúng thời điểm trở nên rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác của tờ khai thuế toàn diện. Liên hệ chủ động với nhà tuyển dụng và hiểu rõ các lựa chọn của bạn sẽ giúp đảm bảo rằng W-2 bị thiếu không bao giờ làm chậm trễ việc nộp thuế đúng hạn.