Khi nào tôi sẽ nhận được W-2 của mình? Hướng dẫn đầy đủ để hiểu về Báo cáo thuế hàng năm của bạn

Những điều cần biết: Những điều bạn cần biết về W-2 của mình

Mỗi mùa thuế, nhân viên đều gặp phải một tài liệu quan trọng: Mẫu W-2, chính thức gọi là “Bảng lương và thuế”. Mẫu này là hồ sơ chính thức của bạn về thu nhập hàng năm và số thuế bị giữ lại mà nhà tuyển dụng gửi cho IRS. Nhưng câu hỏi nhiều người thắc mắc vào cuối tháng 1 là: tôi sẽ nhận W-2 của mình khi nào?

Nhà tuyển dụng của bạn có nghĩa vụ pháp lý phải gửi mẫu W-2 cho bạn trước ngày 31 tháng 1 hàng năm—dù qua thư hoặc điện tử. Thời điểm này thường cho bạn đủ thời gian trước hạn nộp thuế ngày 15 tháng 4 tiêu chuẩn. Mẫu này không chỉ ghi nhận lương của bạn mà còn chi tiết về các khoản phí bảo hiểm y tế mà công ty bạn đã chi trả và các lợi ích chăm sóc người phụ thuộc mà bạn đã yêu cầu.

Giải mã cấu trúc W-2: Mỗi phần nói gì với bạn

W-2 gồm 20 ô riêng biệt, mỗi ô phục vụ một mục đích cụ thể trong bức tranh thuế của bạn. Dưới đây là những điều quan trọng nhất:

Thông tin cá nhân & của nhà tuyển dụng (Các ô A-F) bao gồm số an sinh xã hội của bạn, thông tin nhận diện của nhà tuyển dụng và mã số tiểu bang của họ—cơ bản là lớp nhận diện của tài liệu.

Các thành phần thu nhập xuất hiện ở nhiều ô: Ô 1 hiển thị tổng thu nhập lương của bạn (bao gồm tiền tips và các khoản bồi thường khác), trong khi Ô 12 ghi lại các khoản mục khác như đóng góp 401(k) bằng các mã IRS cụ thể.

Dữ liệu giữ thuế được phân loại theo mục: Ô 2 thể hiện số thuế thu nhập liên bang đã bị giữ; Ô 4 hiển thị số thuế An sinh xã hội đã bị giữ; và Ô 6 báo cáo số thuế Medicare đã bị giữ. Các ô 3 và 5 cho biết số tiền lương của bạn bị tính thuế từng loại tương ứng.

Thông tin cấp tiểu bang (Các ô 15-20) cung cấp nghĩa vụ thuế của bạn ở tiểu bang và tổng số thuế thu nhập tiểu bang đã bị giữ từ lương của bạn.

Các ô bổ sung đáng chú ý: Ô 10 báo cáo lợi ích chăm sóc người phụ thuộc, Ô 11 thể hiện phân phối thu nhập hoãn lại, và Ô 14 chứa các chi tiết thu nhập khác không phù hợp nơi khác (như phí đoàn hội hoặc phí bảo hiểm).

Khi nào tôi sẽ nhận được W-2 của mình và nếu trễ thì sao?

Thời gian gửi tiêu chuẩn kết thúc vào ngày 31 tháng 1. Nếu nhà tuyển dụng của bạn bỏ lỡ hạn này hoặc bạn không nhận được bản sao của mình, đây là kế hoạch hành động của bạn:

Liên hệ đầu tiên với nhà tuyển dụng của bạn: Bắt đầu bằng cách liên hệ bộ phận nhân sự của bạn. Hầu hết các W-2 bị mất đều do lỗi hành chính đơn giản—xác nhận lại địa chỉ gửi thư và email trong hồ sơ của bạn để xác minh vấn đề.

Tận dụng các nguồn lực của IRS: Nếu nhà tuyển dụng không thể giúp, IRS cung cấp bản sao kê lương và thu nhập qua công cụ trực tuyến Get Transcript, có sẵn tại irs.gov. Bạn cũng có thể gọi số 1-800-908-9946 để nhận kết quả nhanh hơn là chờ gửi thư.

Yêu cầu gia hạn thêm thời gian: Nộp đơn xin gia hạn thuế giúp bạn có thêm thời gian trong khi chờ đợi W-2 của mình. Điều này giúp tránh bị phạt vì nộp muộn.

Ước tính và sửa đổi sau: Nếu gần ngày nộp thuế, bạn có thể nộp bằng Mẫu 4852 với các số ước tính dựa trên phiếu lương của bạn, rồi nộp đơn sửa đổi khi W-2 thực tế đến nơi.

Sử dụng W-2 của bạn khi nộp thuế

Khi bạn bắt đầu chuẩn bị khai thuế, chuyển thông tin từ W-2 của bạn trực tiếp vào Mẫu 1040 (bản khai thuế thu nhập cá nhân tiêu chuẩn). Phần mềm thuế hiện đại hầu hết cho phép bạn nhập dữ liệu này tự động từ hệ thống bảng lương, giúp quá trình dễ dàng hơn.

Cách tính như sau: tổng số thuế thu nhập liên bang thể hiện trong Ô 2 giảm nghĩa vụ thuế tổng thể của bạn. Nếu số thuế bị giữ lại vượt quá số bạn thực sự nợ, bạn sẽ nhận được hoàn thuế. Ngược lại, nếu số thuế bị giữ lại không đủ, bạn sẽ phải nộp tiền cho IRS.

IRS sẽ kiểm tra chéo tất cả các khoản thu nhập báo cáo trong W-2 với những gì xuất hiện trên tờ khai của bạn. Những sai lệch có thể gây trì hoãn, vì vậy đảm bảo độ chính xác là rất quan trọng.

Những điểm khác biệt chính: W-2 vs. W-4 vs. 1099

W-2 vs. W-4: Bạn điền Mẫu W-4 với nhà tuyển dụng để truyền đạt sở thích giữ thuế của bạn—cơ bản là hướng dẫn họ số thuế cần trừ. Ngược lại, W-2 là báo cáo cuối năm thể hiện những gì thực sự đã xảy ra.

W-2 vs. 1099-NEC: Nhân viên nhận W-2; nhà thầu độc lập nhận mẫu 1099-NEC. Sự khác biệt phản ánh ai xử lý nghĩa vụ thuế lao động—nhà tuyển dụng giữ thuế cho người nhận W-2, trong khi nhà thầu tự quản lý.

Tham khảo nhanh: Ngưỡng và yêu cầu

Bạn sẽ nhận được W-2 nếu bạn kiếm được $600 hoặc nhiều hơn từ một nhà tuyển dụng trong năm thuế. Tuy nhiên, ngay cả khi dưới ngưỡng này, nếu nhà tuyển dụng đã giữ lại bất kỳ khoản thuế thu nhập liên bang nào từ lương của bạn, bạn vẫn đủ điều kiện nhận W-2.

Nếu bạn làm mất W-2 của mình, hãy yêu cầu bản sao từ bộ phận nhân sự của bạn ngay lập tức. Các mẫu bị mất có thể lấy lại được nhưng mất thời gian, vì vậy giữ hồ sơ gọn gàng khi các tài liệu đến là rất quan trọng.