Khi nào các doanh nghiệp phải gửi W-2? Hạn chót của IRS, yêu cầu và những gì xảy ra nếu họ bỏ lỡ

Mùa thuế mang lại căng thẳng cho mọi người—nhưng nếu bạn là nhà tuyển dụng, áp lực còn bao gồm việc đáp ứng các thời hạn nghiêm ngặt do IRS đặt ra. Một nghĩa vụ quan trọng: gửi mẫu W-2 cho nhân viên đúng hạn. Nếu bạn là nhân viên đang chờ đợi mẫu đó hoặc chủ doanh nghiệp tự hỏi về trách nhiệm nộp hồ sơ của mình, đây là những điều bạn cần biết.

Thời hạn chặt chẽ: Luật pháp thực sự quy định như thế nào

IRS rõ ràng về vấn đề này: tất cả các nhà tuyển dụng phải gửi mẫu W-2 cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Đối với thu nhập năm 2023, điều đó có nghĩa là hạn chót là ngày 31 tháng 1 năm 2024. Nếu ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hạn chót tự động chuyển sang ngày làm việc tiếp theo.

Điều này áp dụng cho mọi nhà tuyển dụng ở Mỹ—không có ngoại lệ. Dù bạn gửi mẫu qua thư hay điện tử, chúng phải được đóng dấu bận gửi hoặc giao đúng hạn đó. Tại sao là ngày 31 tháng 1? Nó cho phép nhân viên có đúng 2,5 tháng để thu thập tài liệu và nộp hồ sơ trước hạn chót nộp thuế ngày 15 tháng 4.

Các công ty vượt quá hạn này không chỉ thiếu tổ chức—họ đang vi phạm luật liên bang.

Hiểu về mẫu W-2: Thông tin gì trong đó

Trước khi đi vào các hạn chót và hình phạt, hãy làm rõ W-2 thực sự là gì. Mẫu W-2, chính thức gọi là Bảng lương và Thuế Thu nhập, là tài liệu nhà tuyển dụng dùng để thông báo cho IRS (và người lao động) về số tiền ai đó đã kiếm được và số thuế đã bị giữ lại.

W-2 của bạn phân tích:

• Tổng thu nhập của bạn trong năm—lương, tiền công, tiền thưởng, tiền tips, và các khoản thù lao khác
• Thuế thu nhập liên bang đã giữ lại từ các khoản trả lương dựa trên lựa chọn W-4 của bạn
• Các khoản đóng góp An sinh xã hội và Medicare mà bạn và nhà tuyển dụng đã trả, góp phần vào các quyền lợi tương lai của bạn
• Thuế bang và địa phương đã giữ lại, nếu có
• Các khoản khấu trừ khác và đóng góp trước thuế như phí bảo hiểm y tế hoặc tiền gửi vào quỹ hưu trí

IRS nhận một bản sao. Bạn cũng nhận một bản sao. Và thông tin phải khớp với những gì bạn khai trên tờ khai thuế—nếu không, IRS sẽ liên hệ với bạn.

Tại sao nhà tuyển dụng bỏ lỡ hạn chót (Và cách sửa chữa)

Cuộc sống xảy ra. Hệ thống trả lương gặp sự cố. Phòng nhân sự quá tải trong mùa cao điểm. Nhưng điều quan trọng là: không có lý do nào chấp nhận được với IRS. Hạn chót là không thể thương lượng.

Nếu bạn là nhân viên và chưa nhận được W-2 vào cuối tháng 2, đừng hoảng loạn ngay lập tức—thư gửi chậm hơn email. Nhưng nếu đã vào mùa xuân và bạn vẫn chưa có, hãy hành động.

Bước đầu tiên: Liên hệ trực tiếp với phòng nhân sự hoặc bộ phận trả lương của công ty cũ. Yêu cầu họ gửi lại đến địa chỉ hiện tại của bạn (W-2 của bạn có thể đã gửi đến địa chỉ cũ nếu bạn đã chuyển nhà). Yêu cầu ước lượng thời điểm bạn sẽ nhận được.

Bước thứ hai: Kiểm tra xem công ty có cung cấp truy cập trực tuyến không. Nhiều công ty hiện nay lưu trữ W-2 trong cổng thông tin nhân viên an toàn, nơi bạn có thể tải xuống ngay lập tức. Đăng nhập và lấy bản sao của bạn nếu có.

Bước thứ ba: Nếu công ty bỏ qua bạn dù bạn đã cố gắng liên hệ, gọi IRS theo số 1-800-829-1040. Chuẩn bị số An sinh xã hội của bạn, tên và thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng, ngày làm việc, và ước lượng thu nhập từ phiếu lương cuối cùng của bạn. IRS sẽ truy tìm nhà tuyển dụng của bạn và yêu cầu mẫu.

Biện pháp cuối cùng: Nếu bạn sắp hết thời gian trước ngày 15 tháng 4, bạn có hai lựa chọn. Nộp đơn xin gia hạn 6 tháng bằng Mẫu 4868, hoặc nộp tờ khai của bạn ngay bây giờ bằng Mẫu 4852 (Thay thế cho Mẫu W-2) với ước lượng tốt nhất về thu nhập và thuế của bạn. Chỉ cần biết rằng nếu ước lượng của bạn lệch xa so với W-2 thực tế nhận sau này, bạn sẽ phải sửa đổi tờ khai của mình.

Gánh nặng tài chính: Hình phạt dành cho nhà tuyển dụng

Đây là phần các công ty bắt đầu phải trả tiền thật. IRS không chỉ gửi lời nhắc thân thiện khi nhà tuyển dụng không gửi đúng hạn mẫu W-2—họ áp dụng các khoản phạt tăng dần cho mỗi mẫu không nộp hoặc nộp muộn. Không có giới hạn tổng các khoản phạt.

Đối với mẫu năm 2024, cấu trúc phạt như sau:

• Chậm tối đa 30 ngày: $60 mỗi mẫu
• Từ 31 ngày đến ngày 1 tháng 8: $120 mỗi mẫu
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 mỗi mẫu
• Có ý định cố ý bỏ qua nghĩa vụ nộp: $630 mỗi mẫu

Hãy tính thử. Giả sử một công ty trung bình với 10 nhân viên hoàn toàn quên gửi W-2 và mãi đến tháng 9 mới gửi. Đây là số tiền họ nợ:

Mỗi W-2 bị phạt hai lần—một cho bản của IRS, một cho bản của nhân viên. Tổng cộng 20 mẫu, $310 mỗi mẫu = $6,200 tiền phạt chỉ riêng. Thêm vào đó là lãi suất mà IRS tự động cộng thêm(, và công ty có thể nợ hơn $7,000.

Một công ty có 50 nhân viên mắc lỗi tương tự? Bây giờ chúng ta đang nói đến hơn $31,000 tổng tiền phạt.

Phạt còn tăng nặng hơn nếu IRS chứng minh nhà tuyển dụng cố ý bỏ qua nghĩa vụ nộp—đó là khoản phạt $630 cho mỗi mẫu, biến hóa hóa đơn $6,200 thành hơn $12,600 ngay lập tức.

Tại sao điều này quan trọng ngoài tiền bạc

Đúng vậy, các khoản phạt tài chính rất đau đớn. Nhưng còn nhiều thứ khác bị ảnh hưởng. Khi nhà tuyển dụng không gửi mẫu W-2:

• Nhân viên không thể nộp thuế đúng hạn, có thể gây ra các khoản phạt IRS của chính họ
• IRS có tài liệu chứng minh thu nhập đã kiếm được nhưng không có hồ sơ chính thức báo cáo—đây là dấu hiệu cảnh báo cho các cuộc kiểm tra thuế
• Doanh nghiệp phát triển danh tiếng thiếu tổ chức, ảnh hưởng đến tuyển dụng và giữ chân nhân viên
• Vi phạm lặp lại có thể dẫn đến kiểm tra IRS và các sự kiểm soát bổ sung

Kết luận cho mọi người

Đối với nhà tuyển dụng: Khi nào doanh nghiệp phải gửi W-2? Ngày 31 tháng 1, không ngoại lệ. Hãy đánh dấu vào lịch của bạn ngay bây giờ. Trễ hạn này sẽ khiến bạn phải trả hàng nghìn đô la tiền phạt cộng với lãi, làm tổn hại mối quan hệ với nhân viên, và thu hút sự chú ý của IRS. Đặt các hạn chót nội bộ vào giữa tháng 1 để có thời gian dự phòng.

Đối với nhân viên: Nếu chưa nhận được vào giữa tháng 2, hãy bắt đầu gọi điện. Đừng chờ đến ngày 1 tháng 4. Càng sớm theo dõi, bạn càng có nhiều thời gian để nộp đúng hạn.

Hạn chót của W-2 không phải là một ngày tùy ý—đó là yêu cầu pháp lý có hậu quả thực tế cho cả hai bên. Nhà tuyển dụng tôn trọng nó sẽ tránh được rắc rối. Nhân viên theo dõi các mẫu thiếu sẽ tránh được rắc rối trong việc khai thuế của chính mình. Mọi người đều thắng.