Hiểu về tỷ lệ chi phí cố định của doanh nghiệp bạn: Hướng dẫn quản lý chi phí

Mỗi doanh nghiệp đều mang theo chi phí ẩn ngoài chi phí sản xuất—tiền thuê, lương, tiện ích, bảo hiểm. Những khoản chi phí chung này ăn vào lợi nhuận của bạn. Hiểu rõ tỷ lệ chi phí chung giúp bạn biết chính xác lượng doanh thu biến mất trước khi đạt lợi nhuận. Chỉ số tài chính này tiết lộ liệu cấu trúc chi phí của bạn có hỗ trợ tăng trưởng bền vững hay cần được tái cấu trúc.

Những gì được tính là chi phí chung?

Chi phí chung đại diện cho tất cả các khoản chi phí vận hành không trực tiếp tạo ra hàng hóa hoặc dịch vụ. Khác với nguyên vật liệu hoặc lao động trực tiếp liên quan đến sản xuất, chi phí chung giúp duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Các ví dụ phổ biến bao gồm không gian văn phòng, lương quản lý, đăng ký phần mềm, bảo trì thiết bị và các chức năng hành chính.

Những khoản chi này rơi vào ba loại:

Chi phí cố định giữ nguyên bất kể sản lượng—tiền thuê văn phòng hàng tháng của bạn không thay đổi dù bạn bận rộn với đơn hàng hay yên tĩnh. Phí bảo hiểm và nhân viên lương cố định thường thuộc nhóm này.

Chi phí biến đổi thay đổi theo hoạt động kinh doanh. Trong những tháng sản xuất cao, hóa đơn điện tăng; khi đơn hàng giảm, nó giảm xuống. Chi phí vận chuyển và phí hợp đồng cũng hoạt động tương tự.

Chi phí bán biến đổi pha trộn cả hai yếu tố. Một quản lý có thể nhận lương cơ bản (cố định) cộng với thưởng theo hiệu suất (biến đổi). Tính chất lai này khiến chúng khó dự báo hơn.

Hiểu rõ phân loại này quan trọng vì mỗi loại đòi hỏi các chiến lược quản lý khác nhau. Thương lượng lại điều khoản thuê nhà xử lý chi phí cố định, trong khi kiểm tra năng lượng giúp giảm chi phí biến đổi.

Tại sao tỷ lệ chi phí chung của bạn lại quan trọng?

Tỷ lệ chi phí chung ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và vị thế cạnh tranh. Khi chi phí chung chiếm quá nhiều doanh thu, ít tiền hơn còn lại để tái đầu tư, tăng lương, nghiên cứu hoặc trả cổ tức cho cổ đông. Ngược lại, quản lý chi phí chung hiệu quả giúp duy trì dòng tiền và mở rộng chiến lược.

Chỉ số này cũng báo hiệu tình hình tài chính cho các bên liên quan. Các nhà đầu tư xem xét tỷ lệ chi phí chung khi đánh giá công ty—tỷ lệ cao cho thấy hiệu quả vận hành kém. Các nhà cho vay dùng nó để đánh giá rủi ro. Đối với chủ doanh nghiệp, theo dõi tỷ lệ này giúp xác định cấu trúc hoạt động có phù hợp với doanh thu của bạn hay không.

Các công ty trong cùng ngành có thể so sánh trực tiếp dựa trên chỉ số này. Nếu tỷ lệ chi phí chung của bạn vượt quá đáng kể so với đối thủ cạnh tranh, bạn đã xác định được điểm yếu cạnh tranh của mình. So sánh này thúc đẩy bạn cải thiện hoạt động.

Cách tính tỷ lệ chi phí chung của bạn

Công thức đơn giản: chia tổng chi phí chung cho tổng doanh thu, rồi nhân với 100 để ra tỷ lệ phần trăm.

Công thức: (Tổng Chi Phí Chung ÷ Tổng Doanh Thu) × 100 = Tỷ lệ Chi phí Chung

Ví dụ: Một công ty chi 50.000 đô la mỗi năm cho chi phí chung trong khi tạo ra 200.000 đô la doanh thu. Phép tính cho ra: ($50,000 ÷ $200,000) × 100 = 25% tỷ lệ chi phí chung.

Điều này có nghĩa là một phần tư doanh thu dành cho chi phí vận hành, phần còn lại để dành cho các mục đích khác. Việc 25% có khỏe hay không phụ thuộc vào ngành của bạn. Các startup công nghệ có thể hoạt động ở mức 40% chi phí chung trong giai đoạn mở rộng, trong khi các công ty sản xuất đã thành lập thường vận hành ở mức 15-20%.

Các bước thực tế để giảm chi phí chung

Kiểm tra chi phí của bạn một cách nghiêm khắc. Theo dõi mọi đăng ký, mọi mối quan hệ nhà cung cấp, mọi khoản phí định kỳ. Nhiều doanh nghiệp phát hiện ra các khoản phí hàng tháng bị quên hoặc dịch vụ đã hết thời gian sử dụng. Hủy bỏ phần mềm không dùng đến có thể thu hồi hàng nghìn đô la mỗi năm.

Thương lượng lại hợp đồng. Nhà cung cấp thường cung cấp mức giá tốt hơn cho khách hàng lâu dài hoặc những khách hàng so sánh giá. Yêu cầu báo giá cạnh tranh hàng quý. Ngay cả tiết kiệm 5% trên các hợp đồng lớn cũng tích lũy đáng kể.

Áp dụng làm việc từ xa khi có thể. Bất động sản thường chiếm phần lớn chi phí cố định. Các hình thức kết hợp giảm diện tích. Các cuộc họp trực tuyến loại bỏ chi phí đi lại.

Đầu tư vào các công cụ nâng cao hiệu quả. Phần mềm tự động hóa, thiết bị tiết kiệm năng lượng và tối ưu quy trình đòi hỏi chi phí ban đầu nhưng giảm chi phí dài hạn. Một khoản đầu tư 5.000 đô la vào hiệu quả có thể tiết kiệm $500 hàng tháng, tự trả trong 10 tháng.

Hợp nhất nhà cung cấp. Quản lý ít mối quan hệ hơn thường mang lại chiết khấu theo khối lượng và đơn giản hóa việc thanh toán, báo cáo.

Giám sát và điều chỉnh

Đừng chỉ tính tỷ lệ chi phí chung một lần mỗi năm—hãy theo dõi hàng tháng hoặc hàng quý. Xu hướng quan trọng hơn các con số chụp nhanh. Tỷ lệ tăng lên báo hiệu các vấn đề mới nổi: có thể bạn tuyển dụng mà doanh thu chưa tăng, hoặc chi phí tăng trong khi doanh số stagnate.

Đặt mục tiêu tỷ lệ dựa trên các chuẩn ngành, rồi xây dựng trách nhiệm dựa trên đó. Chia sẻ các chỉ số với nhóm của bạn. Khi mọi người hiểu rằng kiểm soát chi phí chung hỗ trợ thành công của công ty, ý thức về chi phí trở thành văn hóa.

Những suy nghĩ cuối cùng

Tỷ lệ chi phí chung của bạn là một công cụ chẩn đoán phản ánh hiệu quả vận hành. Tính toán định kỳ, phân tích trung thực và quản lý chi phí kỷ luật biến chỉ số này từ một con số đơn thuần thành lợi thế chiến lược. Các công ty làm chủ kiểm soát chi phí chung duy trì biên lợi nhuận cao hơn, đầu tư nhiều hơn vào tăng trưởng và vượt qua suy thoái thành công hơn. Hãy bắt đầu đo lường ngay hôm nay.