了解W-2截止日期：何時發送W-2表格以及如果您的雇主錯過截止日期會發生什麼

在報稅季節，一個關鍵任務是追蹤所有必要的文件，以在國稅局（IRS）截止日期前完成申報。如果你在納稅年度內辭職，你很可能正在等待你的 W-2 表格——時間點非常重要。W-2 表格的寄送時間對你的報稅有重大影響。依法，雇主必須在特定截止日期前寄出這些表格，了解何時寄出可以幫助你提前規劃，並知道如果你的表格遲到或未收到時該怎麼辦。

W-2 時程表：你需要知道的關鍵日期

國稅局已設定一個嚴格的截止日期：所有 W-2 表格必須在次年1月31日前寄送給員工。如果1月31日是週末或假日，截止日則延至下一個工作日。以2025年納稅年度為例，這意味著所有雇主應在2026年1月31日前將 W-2 寄送給員工。

這個1月31日的截止日具有特定目的——它給員工足夠的時間收集稅務文件，並在4月15日前完成申報。法律承認員工需要這段時間來準備準確的申報資料，未能在期限內寄出 W-2 的雇主將面臨重大經濟懲罰。

值得注意的是，當雇主以郵寄方式寄送 W-2 時，可能需要幾天甚至幾週才能在截止日後抵達。這也是為什麼雇主被要求在1月31日前蓋郵戳，而非必須在當天送達。如果你在1月31日後幾週仍未收到你的表格，是時候採取行動了。

W-2 表格到底是什麼？為什麼它很重要？

在了解如果你的 W-2 未到達該怎麼辦之前，有必要理解這份文件的重要性。W-2 表格，正式名稱為「工資與稅款報表」，是雇主用來向員工和國稅局報告工資收入與稅務資訊的文件。

你的 W-2 包含以下幾個關鍵資訊：

收入與薪資。 顯示你在該納稅年度內的總工資、小費及其他補償。

聯邦所得稅預扣。 這一行報告雇主根據你的 W-4 預扣選擇，在全年從你的薪資中扣除的聯邦所得稅金額。

社會安全與醫療保險貢獻。 你的 W-2 記錄你對社會安全和醫療保險的貢獻，確保你未來能獲得相應的福利。

州與地方稅款。 如果你在有所得稅的州或地方工作，W-2 會顯示相關預扣金額。

其他扣款與福利。 表格可能還包括退休計劃供款、透過稅前扣除支付的健康保險費用，以及其他員工福利資訊。

國稅局會將你的 W-2 資料與你的報稅表進行比對。如果你申報的收入與 W-2 上的資料不符，或完全未申報，國稅局會聯絡你。這就是為什麼收到正確的 W-2 對確保你的報稅正確完整非常重要。

如果你還沒收到 W-2，該怎麼辦？

如果已經過了1月31日，仍未收到前雇主的 W-2，別慌——你可以採取幾個措施。

直接聯繫前雇主。 聯絡人力資源或薪資部門，禮貌地請求他們寄出你的 W-2。確認他們掌握你的最新地址或電子郵件地址。如果你搬家了，表格可能寄到舊地址。詢問預計何時可以收到。

查詢線上存取。 許多雇主現在提供安全的線上門戶網站，讓員工下載 W-2 表格。如果你的前雇主提供此服務，登入後即可直接下載，這通常是最快的取得方式。

聯絡國稅局尋求協助。 如果雇主沒有回應或聲稱已寄出 W-2，你可以撥打國稅局的電話：1-800-829-1040。準備好以下資訊：

• 你的姓名、地址、社會安全號碼及電話號碼
• 前雇主的名稱、地址及電話號碼
• 你工作的日期
• 根據最後一份工資單，估算的收入與預扣稅額

國稅局會代表你聯絡前雇主，請求提供遺失的 W-2。

如果4月15日截止日期逼近，請申請延期。 如果時間緊迫，你可以填寫表格4868，申請自動延長六個月的申報期限。請記住，延期只延長申報時間，不延長繳稅期限。根據你的工資單估算應繳稅款，並在4月15日前繳清，即使你的報稅尚未完成。一旦取得延期，你可以建立線上國稅局帳戶，申請工資與所得收入明細（Wage and Income Transcript），該明細會顯示國稅局所掌握的所有 W-2 資料。這份明細通常在6月或7月抵達。

使用表格4852，代替 W-2 申報。 或者，你也可以用表格4852（工資與稅款報表的替代品）來申報。這份表格允許你根據工資單盡可能準確地估算收入與預扣稅款。但如果後來收到的 W-2 顯示的資料與你的估算差異很大，可能需要提交修正申報。建議在此過程中諮詢稅務專業人士，以確保申報正確。

雇主未按時寄送 W-2 的罰款：後果是什麼？

未能按時寄出 W-2 表格的雇主，將面臨聯邦法律規定的重大罰款。國稅局會對每份遲交的表格徵收罰款，這不僅影響員工，也會影響國稅局的副本，罰款金額會乘數增加。

以2024年應寄送的 W-2 表格為例，罰款結構如下：

• 遲於30天內寄出：每份60美元
• 31天至8月1日寄出：每份120美元
• 8月1日後寄出或未寄：每份310美元
• 故意忽視或惡意遺漏：每份630美元

舉例來說，假設一家公司有10名員工，直到9月才寄出 W-2（每份W-2包含國稅局和員工兩份副本），每份罰款為310美元，則每位員工的罰款為620美元，10名員工總罰款為6,200美元——而這還不包括國稅局可能加收的利息，總成本可能大幅增加。

這個罰款結構強烈促使雇主遵守1月31日的截止日期。罰款沒有上限，若企業有數百名員工，系統性未按時寄送 W-2，罰款金額可能高達數十萬甚至上百萬美元。

總結

了解 W-2 表格的寄送時間，有助於你在報稅季保持有序。雇主必須在1月31日前寄出 W-2，讓員工有時間在4月15日前完成申報。如果你未收到前雇主的 W-2，請聯絡他們、查詢線上門戶或聯繫國稅局。如果時間緊迫，你可以申請延期或用表格4852估算申報。同時，雇主若未按時寄送 W-2，將面臨嚴重罰款，因此大多數都會遵守規定。請積極追蹤你的 W-2，這是你在報稅時最重要的文件之一。