Понимание сроков подачи формы W-2: когда отправляются формы W-2 и что происходит, если ваш работодатель пропустит срок

2026-02-08 02:06:47

В период налоговой отчетности одной из ключевых задач является сбор всех необходимых документов для подачи декларации до установленного IRS срока. Если вы уволились в течение налогового года, скорее всего, вы ожидаете получение формы W-2 — и сроки здесь важны. Время отправки форм W-2 имеет существенное значение для вашего налогового оформления. По закону работодатели обязаны выдать эти формы к определённой дате, и понимание, когда это происходит, поможет вам спланировать свои действия и знать, что делать, если форма придет с опозданием или не придет вовсе.

График отправки W-2: ключевые даты, которые нужно знать

IRS установил строгий срок, которого должны придерживаться работодатели: все формы W-2 должны быть отправлены работникам не позднее 31 января следующего года. Если 31 января приходится на выходной или праздничный день, срок переносится на следующий рабочий день. Для налогового года 2025 это означает, что все работодатели должны были отправить формы W-2 своим сотрудникам до 31 января 2026 года.

Этот срок 31 января служит конкретной цели — он даёт работникам достаточно времени для сбора налоговых документов и подачи декларации до 15 апреля. Закон признает, что работники нуждаются в этом временном окне для подготовки правильных отчетов, а работодатели, не уложившиеся в срок, сталкиваются с серьёзными финансовыми последствиями.

Важно учитывать, что когда работодатель отправляет W-2 по почте, его доставка может занять несколько дней или недель после 31 января. Поэтому работодатели обязаны поставить штамп с датой отправки не позднее 31 января, а не доставить формы именно к этой дате. Если вы всё ещё ждёте свою форму спустя несколько недель после 31 января, пора предпринимать действия.

Что такое форма W-2 и почему она важна?

Прежде чем рассматривать, что делать, если ваша форма W-2 не пришла, стоит понять, почему этот документ так важен. Форма W-2, официально называемая «Заявление о заработной плате и налогах», — это документ, который работодатели используют для отчета о доходах сотрудников и налоговой информации как для работников, так и для IRS.

Ваша форма W-2 содержит несколько ключевых данных:

Доходы и компенсации. Показывает ваши общие заработки, чаевые и другие виды компенсаций за налоговый год.

Удержанный федеральный налог. Указывает, сколько федерального налога было удержано из ваших зарплат в течение года на основании ваших выборов по форме W-4.

Взносы в социальное обеспечение и Medicare. Документирует ваши взносы в социальное обеспечение и Medicare, что обеспечивает вам правильный зачет для будущих пособий.

Государственные и местные налоги. Если вы работали в регионе с налогами на доходы, в форме указано, что было удержано для этих целей.

Дополнительные вычеты и льготы. Может содержать информацию о взносах в пенсионные планы, страховых взносах на здоровье через предналоговые вычеты и другие льготы для сотрудников.

IRS сверяет информацию из вашей формы W-2 с вашей налоговой декларацией. Если ваши доходы отличаются от указанных в W-2 или вы вообще не подали декларацию, IRS свяжется с вами. Поэтому получение точной формы W-2 крайне важно для правильности и полноты вашей налоговой отчетности.

Что делать, если вы не получили свою W-2

Если прошло уже много времени после 31 января, и вы всё ещё не получили свою форму W-2 от предыдущего работодателя, не паникуйте — есть несколько способов решить проблему.

Обратитесь напрямую к своему бывшему работодателю. Свяжитесь с отделом кадров или бухгалтерией и вежливо попросите отправить вам форму W-2. Уточните, есть ли у них ваш актуальный почтовый адрес или электронная почта. Если вы переехали после увольнения, форма могла быть доставлена по старому адресу. Попросите назвать предполагаемую дату получения.

Проверьте онлайн-доступ. Многие работодатели сейчас предоставляют формы W-2 через защищённые онлайн-порталы. Если ваш бывший работодатель предлагает такую услугу, войдите в систему и скачайте форму напрямую. Это зачастую самый быстрый способ получить W-2 без ожидания почтовой доставки.

Обратитесь в IRS за помощью. Если работодатель не отвечает или утверждает, что уже отправил вашу форму, позвоните в IRS по телефону 1-800-829-1040. Имейте под рукой следующую информацию:

ваше имя, адрес, номер социального страхования и телефон
название, адрес и телефон вашего бывшего работодателя
даты работы там
приблизительный доход и удержанный налог, исходя из вашего последнего платежного чека

IRS свяжется с вашим бывшим работодателем от вашего имени и запросит недостающую форму W-2.

Запросите продление подачи, если приближается срок 15 апреля. У вас есть два варианта, если времени осталось мало. Во-первых, можно подать форму 4868 для автоматического продления срока на шесть месяцев. Учтите, что продление даёт больше времени на подачу декларации, но не на оплату налогов. Рассчитайте предполагаемый налог по вашим платежным ведомостям и оплатите его до 15 апреля, даже если декларация ещё не готова. После получения продления вы можете создать онлайн-аккаунт IRS и запросить транскрипт доходов и заработков, который показывает все данные W-2, имеющиеся в IRS. Обычно этот транскрипт приходит к июню или июлю.

Подайте декларацию без формы W-2, используя форму 4852. Или же вы можете подать налоговую декларацию, заполнив форму 4852 — «Замена формы W-2, Заявление о заработной плате и налогах». Это позволяет вам примерно оценить доходы и удержания на основе ваших платежных ведомостей. Однако, если позже фактическая W-2 покажет существенные отличия, вам, возможно, придется подать исправленную декларацию. В этом процессе может помочь налоговый специалист, чтобы обеспечить правильность подачи.

Штрафы работодателей за несвоевременную отправку W-2

Работодатели, не отправившие формы W-2 вовремя, сталкиваются с серьёзными штрафами по федеральному закону. IRS налагает штрафы за каждую форму, что влияет не только на работника, но и на копию для IRS, увеличивая расходы работодателя.

Для форм W-2, которые должны были быть отправлены в 2024 году, структура штрафов следующая:

формы, отправленные с опозданием до 30 дней: $60 за форму
формы, отправленные с 31 дня до 1 августа: $120 за форму
формы, отправленные после 1 августа или не отправленные вовсе: $310 за форму
умышленное игнорирование или злостное нарушение: $630 за форму

Пример: компания с 10 сотрудниками, которая отправит формы только в сентябре, заплатит по $310 за каждую форму (по две — одну для IRS и одну для работника), итого $620 за форму. За 10 сотрудников это составит $6 200 штрафов — и это без учета возможных процентов IRS, которые могут значительно увеличить сумму.

Эта структура штрафов создает сильный стимул для работодателей соблюдать срок 31 января. Общий лимит штрафов отсутствует, поэтому крупный бизнес с сотнями сотрудников может столкнуться с штрафами на сотни тысяч долларов за систематическое несоблюдение сроков отправки W-2.

Итог

Понимание сроков отправки W-2 помогает вам оставаться организованным во время налогового сезона. Работодатели обязаны отправить формы W-2 до 31 января, чтобы у работников было время подать декларацию до 15 апреля. Если вы не получили свою форму от предыдущего работодателя, свяжитесь с ним, проверьте онлайн-порталы или обратитесь в IRS. Если времени мало, подайте продление или используйте форму 4852 для подачи с оценками. В то же время работодатели сталкиваются с серьёзными штрафами за пропуск сроков, поэтому большинство соблюдает требования. Будьте активны в отслеживании своей W-2 — это один из важнейших документов, который вам понадобится при подготовке налогов.

Посмотреть Оригинал

На этой странице может содержаться сторонний контент, который предоставляется исключительно в информационных целях (не в качестве заявлений/гарантий) и не должен рассматриваться как поддержка взглядов компании Gate или как финансовый или профессиональный совет. Подробности смотрите в разделе «Отказ от ответственности» .