Когда предприятия должны отправлять формы W-2? Сроки IRS, требования и что происходит, если они пропустят его

Налоговый сезон вызывает стресс у всех — но если вы работодатель, давление включает выполнение строгих сроков, установленных IRS. Одно из важнейших обязательств: отправить формы W-2 сотрудникам к определённой дате. Если вы — сотрудник, ожидающий эту форму, или владелец бизнеса, задающийся вопросом о своих обязанностях по подаче, вот что вам нужно знать.

Жёсткий срок: что на самом деле говорит закон

IRS однозначно заявляет: все работодатели должны отправить формы W-2 сотрудникам к 31 января следующего года. Для доходов за 2023 налоговый год это означало, что крайний срок — 31 января 2024. Если эта дата приходится на выходной или праздничный день, срок автоматически переносится на следующий рабочий день.

Это касается каждого работодателя в Америке — без исключений. Независимо от того, отправляли ли вы формы по почте или электронно, они должны быть поставлены или доставлены к этой дате. Почему 31 января? Это даёт сотрудникам ровно 2,5 месяца на сбор документов и подачу налоговых деклараций до наступления срока 15 апреля.

Компании, пропустившие этот срок, — не просто неорганизованы — они нарушают федеральное законодательство.

Что такое W-2: какая информация в нём содержится

Прежде чем говорить о сроках и штрафах, давайте разъясним, что такое форма W-2. Форма W-2, официально называемая “Заявление о заработной плате и налогах”, — это документ, который работодатели используют, чтобы сообщить IRS (и своим работникам), сколько кто заработал и какие налоги были удержаны.

Ваш W-2 содержит:

• Общий доход за год — зарплата, оклад, чаевые, бонусы и любые другие выплаты
• Удержанный федеральный налог из ваших зарплат, основанный на вашем выборе в W-4
• Взносы в социальное обеспечение и Medicare, которые платили вы и ваш работодатель, что учитывается при начислении будущих пособий
• Удержанные налоги штата и местные налоги, если применимо
• Другие вычеты и предналоговые взносы, такие как страховые взносы или взносы в пенсионный фонд

IRS получает свою копию. Вы получаете свою копию. И информация должна совпадать с тем, что вы указываете в налоговой декларации — если нет, IRS свяжется с вами.

Почему работодатели пропускают срок (и как это исправить)

Жизнь бывает. Системы расчёта зарплаты ломаются. HR-отделы перегружены в пиковые сезоны. Но вот в чём дело: ни один из этих факторов не является оправданием для IRS. Срок — не обсуждается.

Если вы — сотрудник и не получили свою форму W-2 к концу февраля, не паникуйте сразу — почта медленнее электронной почты. Но если уже наступила весна, а формы всё нет, действуйте.

Первый шаг: Свяжитесь напрямую с HR или отделом расчётов вашего бывшего работодателя. Попросите их отправить форму повторно по вашему текущему адресу (ваша W-2 могла быть отправлена на старый адрес, если вы переехали). Запросите примерный срок получения.

Второй шаг: Проверьте, есть ли у вашего работодателя онлайн-доступ. Многие компании сейчас размещают W-2 в защищённых порталах для сотрудников, где можно скачать их мгновенно. Войдите и возьмите свою копию, если она есть.

Третий шаг: Если компания игнорирует ваши попытки, позвоните в IRS по номеру 1-800-829-1040. Имейте под рукой свой номер социального страхования, название и контактные данные работодателя, даты работы и примерный доход по последней зарплатной ведомости. IRS найдёт вашего работодателя и потребует форму.

Последний шанс: Если до 15 апреля остаётся мало времени, у вас есть два варианта. Подать заявку на шестимесячное продление с помощью формы 4868 или подать декларацию сейчас, используя форму 4852 (Замена формы W-2) с вашим приблизительным доходом и налогами. Учтите, что если ваш прогноз сильно отличается от фактической формы W-2, которая придёт позже, вам потребуется внести исправления в декларацию.

Финансовый удар: сколько штрафов платят работодатели

Здесь компании начинают платить реальные деньги. IRS не просто напоминает о сроках — он налагает растущие штрафы за каждую форму, не поданную вовремя или поданную с опозданием. Ограничений по общему размеру штрафов нет.

Для форм за 2024 год структура штрафов следующая:

• До 30 дней после срока: $60 за форму
• От 31 дня до 1 августа: $120 за форму
• После 1 августа или если форма не подана вообще: $310 за форму
• Намеренное игнорирование требований по подаче: $630 за форму

Посчитаем. Предположим, средняя компания с 10 сотрудниками полностью забыла отправить W-2 и отправила их только в сентябре. Вот что они должны заплатить:

Каждая W-2 вызывает два штрафа — один за копию IRS, другой за копию сотрудника. Итого 20 форм по $310 каждой = $6,200 только штрафов. Добавьте проценты, которые IRS автоматически начисляет(, и сумма может превысить $7,000.

Компания с 50 сотрудниками, допустившая ту же ошибку? Теперь речь идёт о более чем $31,000 штрафов.

Штраф становится ещё выше, если IRS докажет, что работодатель сознательно игнорировал свои обязательства по подаче — это штраф в $630 за форму, который мгновенно превращает сумму в $12,600.

Почему это важно не только из-за денег

Да, штрафы болезненны. Но есть и другие последствия. Когда работодатели не отправляют формы W-2:

• Сотрудники не могут своевременно подать налоговые декларации, что может привести к штрафам со стороны IRS
• IRS получает подтверждение, что доход был получен, но нет официальной записи о его отчёте — риск аудита
• Бизнесы приобретают репутацию неорганизованных, что влияет на найм и удержание сотрудников
• Повторные нарушения могут привести к проверкам IRS и дополнительному вниманию

Итог для всех

Для работодателей: Когда нужно отправлять W-2? 31 января — без исключений. Запишите это в календарь сейчас. Пропуск этого срока стоит тысяч штрафов, плюс проценты, портит отношения с сотрудниками и привлекает внимание IRS. Установите внутренние сроки на середину января, чтобы оставить себе запас времени.

Для сотрудников: Если вы не получили свою форму к середине февраля, начинайте звонить. Не ждите 1 апреля. Чем раньше вы её найдёте, тем больше времени у вас останется для правильной подачи.

Срок подачи W-2 — не произвольная дата — это юридическое требование с реальными последствиями для обеих сторон. Работодатели, соблюдающие его, избегают головной боли. Сотрудники, следящие за отсутствующими формами, избегают проблем при подаче налогов. Всем выгодно.