Comprendiendo los plazos de W-2: ¿Cuándo se envían los formularios W-2 y qué sucede si tu empleador no cumple con la fecha límite

Durante la temporada de impuestos, una tarea crítica es localizar todos los documentos necesarios para presentar tu declaración antes de la fecha límite del IRS. Si dejaste tu trabajo durante el año fiscal, probablemente estés esperando tu formulario W-2, y el momento importa. La fecha en que se envían los formularios W-2 tiene implicaciones importantes para tu declaración de impuestos. Por ley, los empleadores deben emitir estos formularios antes de una fecha límite específica, y entender cuándo sucede esto puede ayudarte a planificar con anticipación y saber qué hacer si tu formulario llega tarde o no llega en absoluto.

La línea de tiempo del W-2: Fechas clave que necesitas conocer

El IRS ha establecido una fecha límite firme que los empleadores deben seguir: todos los formularios W-2 deben enviarse a los empleados antes del 31 de enero del año siguiente. Si el 31 de enero cae en fin de semana o feriado, la fecha límite se traslada al siguiente día hábil. Para el año fiscal 2025, esto significa que todos los empleadores deberían haber enviado sus formularios W-2 a los empleados antes del 31 de enero de 2026.

Esta fecha límite del 31 de enero cumple un propósito específico: da a los empleados suficiente tiempo para recopilar sus documentos fiscales y presentar sus declaraciones antes del 15 de abril. La ley reconoce que los trabajadores necesitan este período para preparar declaraciones precisas, y los empleadores que no cumplen con la fecha límite enfrentan consecuencias financieras significativas.

Es importante tener en cuenta que cuando un empleador envía un W-2 por correo, puede tardar varios días o semanas en llegar después del 31 de enero. Por eso, los empleadores están obligados a sellar con matasellado postal antes del 31 de enero, no a entregarlo en esa fecha. Si aún estás esperando tu formulario semanas después del 31 de enero, es momento de tomar medidas.

¿Qué es exactamente un formulario W-2 y por qué importa?

Antes de explorar qué hacer si tu W-2 no ha llegado, vale la pena entender por qué este documento es tan esencial. El formulario W-2, oficialmente llamado Declaración de Salarios e Impuestos, es el documento que los empleadores usan para reportar las ganancias y la información fiscal de los empleados tanto a los trabajadores como al IRS.

Tu W-2 contiene varias piezas clave de información:

Ganancias y compensación. Muestra tus salarios totales, propinas y otras compensaciones recibidas durante el año fiscal.

Impuesto federal sobre la renta retenido. Este apartado informa cuánto impuesto federal sobre la renta tu empleador dedujo de tus cheques de pago a lo largo del año, basado en tus elecciones de retención en el W-4.

Contribuciones a la Seguridad Social y Medicare. Tu W-2 documenta las contribuciones a la Seguridad Social y Medicare, asegurando que recibas el crédito adecuado para tus beneficios futuros.

Impuestos estatales y locales. Si trabajaste en un estado o localidad con impuestos sobre la renta, tu W-2 muestra lo que fue retenido para esos propósitos.

Deducciones y beneficios adicionales. El formulario puede incluir información sobre contribuciones a planes de jubilación, primas de seguro de salud pagadas mediante deducciones antes de impuestos, y otros beneficios para empleados.

El IRS coteja la información de tu W-2 con tu declaración de impuestos. Si los ingresos que reportas difieren de lo que aparece en tu W-2, o si no presentas declaración en absoluto, el IRS se pondrá en contacto contigo. Por eso, recibir un W-2 preciso es crucial para asegurar que tu declaración sea correcta y completa.

Pasos para obtener tu W-2 si no lo has recibido

Si ya pasó mucho del 31 de enero y aún no tienes tu W-2 de un empleador anterior, no entres en pánico—hay varias opciones que puedes tomar.

Contacta directamente a tu antiguo empleador. Comunícate con el departamento de recursos humanos o nómina y solicita amablemente que te envíen tu W-2. Confirma que tengan tu dirección postal o correo electrónico actual. Si te mudaste desde que dejaste el trabajo, es posible que tu formulario haya sido entregado a una dirección antigua. Pide una estimación de cuándo deberías esperarlo.

Verifica si tienes acceso en línea. Muchos empleadores ahora proporcionan los formularios W-2 a través de portales seguros en línea. Si tu antiguo empleador ofrece este servicio, inicia sesión y descarga tu formulario directamente. A menudo, esta es la forma más rápida de obtener tu W-2 sin esperar la entrega por correo.

Contacta al IRS para ayuda. Si tu empleador no responde o afirma que ya envió tu W-2, puedes llamar al Servicio de Impuestos Internos (IRS) al 1-800-829-1040. Ten lista la siguiente información cuando llames:

• Tu nombre, dirección, número de Seguro Social y teléfono
• El nombre, dirección y teléfono de tu antiguo empleador
• Las fechas en que trabajaste allí
• Una estimación de tus ingresos y impuestos retenidos, basada en tu último recibo de pago

El IRS contactará a tu antiguo empleador en tu nombre para solicitar el W-2 faltante.

Solicita una prórroga para presentar si se acerca la fecha del 15 de abril. Tienes dos opciones si el tiempo se acaba. Primero, puedes presentar el Formulario 4868 para solicitar una prórroga automática de seis meses. Ten en cuenta que una prórroga te da más tiempo para presentar tu declaración, pero no para pagar los impuestos adeudados. Calcula tu estimación de impuestos usando tus recibos de pago y realiza el pago antes del 15 de abril, incluso si tu declaración no está completa. Una vez que tengas la prórroga, puedes crear una cuenta en línea en el IRS y solicitar una Transcripción de Salarios e Ingresos, que muestra toda la información de W-2 que el IRS tiene registrada para ti. Esta transcripción generalmente llega en junio o julio.

Presenta sin el W-2 usando el Formulario 4852. Alternativamente, puedes presentar tu declaración usando el Formulario 4852, Sustituto del Formulario W-2, Declaración de Salarios e Impuestos. Esto te permite estimar tus ingresos y impuestos retenidos lo más precisamente posible con base en tus recibos de pago. Sin embargo, si tu W-2 real posteriormente muestra información significativamente diferente, quizás debas presentar una declaración enmendada. Trabajar con un profesional de impuestos durante este proceso puede ayudarte a presentar de manera precisa.

Penalizaciones para empleadores: Las consecuencias de no cumplir con las fechas límite del W-2

Los empleadores que no envían los formularios W-2 a tiempo enfrentan sanciones sustanciales bajo la ley federal. El IRS impone multas por cada formulario, lo que significa que una violación afecta no solo al empleado sino también a la copia del IRS, multiplicando el costo para el empleador.

Para los formularios W-2 que debieron enviarse en 2024, la estructura de multas es:

• Formularios enviados hasta 30 días tarde: $60 por formulario
• Formularios enviados entre 31 días y hasta el 1 de agosto: $120 por formulario
• Formularios enviados después del 1 de agosto o no presentados en absoluto: $310 por formulario
• Disregard intencional o negligencia deliberada: $630 por formulario

Así se acumulan las multas: imagina una empresa con 10 empleados que no envía los W-2 hasta septiembre. Como cada W-2 cuenta como dos formularios (uno para el IRS y otro para el empleado), y cada uno cuesta $310, el costo sería de $620 por empleado. Para 10 empleados, eso suma $6,200 en multas—y eso antes de que el IRS añada intereses, que pueden aumentar significativamente el costo total.

La estructura de multas crea un fuerte incentivo para que los empleadores cumplan con la fecha del 31 de enero. No hay límite en el total de multas, por lo que una empresa con cientos de empleados podría enfrentar multas en cientos de miles de dólares por un incumplimiento sistemático en el envío de los formularios W-2 a tiempo.

Conclusión

Entender cuándo se envían los formularios W-2 te ayuda a mantenerte organizado durante la temporada de impuestos. Los empleadores deben enviar los W-2 antes del 31 de enero, dando tiempo a los empleados para presentar antes del 15 de abril. Si no has recibido tu W-2 de un empleador anterior, comunícate con ellos, revisa portales en línea o contacta al IRS. Si el tiempo apremia, puedes solicitar una prórroga o usar el Formulario 4852 para presentar con estimaciones. Mientras tanto, los empleadores enfrentan sanciones graves por no cumplir con estas fechas, por lo que la mayoría cumple con el requisito. Mantente proactivo en el seguimiento de tu W-2—es uno de los documentos más importantes que necesitarás en la temporada de impuestos.