了解W-2截止日期：W-2表格何时发出，以及如果雇主错过截止日期会发生什么

在报税季节，一个关键任务是追踪所有必要的文件，以在IRS截止日期前提交你的报税表。如果你在税务年度内换过工作，你很可能在等待你的W-2表格——时间安排非常重要。W-2表格的发放时间对你的报税有重大影响。根据法律规定，雇主必须在特定截止日期前发放这些表格，了解何时发放可以帮助你提前做好规划，并在你的表格迟到或未收到时知道该怎么做。

W-2时间表：你需要知道的关键日期

美国国税局（IRS）已设定了一个严格的截止日期：所有W-2表格必须在次年的1月31日前发放给员工。如果1月31日恰逢周末或假日，截止日期将顺延至下一个工作日。对于2025纳税年度，这意味着所有雇主应在2026年1月31日前将W-2发放给员工。

这个1月31日的截止日期具有特定的目的——它为员工提供足够的时间收集税务文件，并在4月15日前提交报税表。法律认可员工需要这个时间窗口来准备准确的申报，未能在截止日前完成的雇主将面临严重的财务处罚。

值得注意的是，当雇主通过邮寄方式发放W-2时，可能需要几天甚至几周才能在截止日期后到达。这就是为什么雇主被要求在1月31日前盖邮戳，而不是必须在当天送达。如果你在1月31日之后的几周仍未收到你的表格，是时候采取行动了。

什么是W-2表格，为什么它很重要？

在了解如果你的W-2未到达该怎么办之前，有必要理解为什么这份文件如此重要。W-2表格，正式称为工资和税务报表，是雇主用来向员工和IRS报告收入和税务信息的文件。

你的W-2包含几个关键信息：

收入和薪酬。 显示你在税务年度内的总工资、小费及其他补偿。

预扣的联邦所得税。 这一行报告雇主根据你的W-4预扣选择，从你的工资中扣除的联邦所得税金额。

社会保险和医疗保险缴款。 你的W-2记录了你为社会保险和医疗保险缴纳的金额，确保你未来的福利能得到正确的积分。

州和地方税。 如果你在有所得税的州或地区工作，W-2会显示为这些税款预扣的金额。

额外扣除和福利。 表格可能还包括退休计划缴款、通过税前扣除支付的健康保险费以及其他员工福利信息。

IRS会将你的W-2上的信息与你的报税表进行匹配。如果你申报的收入与W-2上的不符，或者你未提交报税表，IRS会与你联系。这就是为什么收到准确的W-2对于确保你的报税表正确完整至关重要。

如果你还未收到W-2，应该怎么做？

如果你已经远过1月31日，仍未收到前雇主的W-2，不要惊慌——你可以采取多种措施。

直接联系前雇主。 联系人力资源或工资部门，礼貌地请求他们寄送你的W-2。确认他们拥有你的最新地址或电子邮箱。如果你搬家后未通知，表格可能已寄到旧地址。询问预计何时可以收到。

检查在线访问。 许多雇主现在通过安全的在线门户提供W-2表格。如果你的前雇主提供此服务，登录后直接下载。这通常是获取W-2最快的方法，无需等待邮寄。

联系IRS寻求帮助。 如果你的雇主没有回应或声称已寄出W-2，你可以拨打IRS电话1-800-829-1040。在打电话时准备好以下信息：

• 你的姓名、地址、社会安全号码和电话号码
• 你前雇主的名称、地址和电话号码
• 你工作的日期
• 根据你的最后一份工资单估算的收入和预扣税款

IRS会代表你联系你的前雇主，要求提供缺失的W-2。

如果4月15日截止日期临近，申请延期。 如果时间紧迫，你可以填写Form 4868，申请自动延长六个月的时间。请注意，延期只延长提交时间，不延长缴税时间。根据你的工资单估算应缴税款，并在4月15日前缴纳，即使你的报税表尚未完成。一旦获得延期，你可以创建IRS在线账户，申请工资和收入明细（Wage and Income Transcript），该明细显示IRS所掌握的所有W-2信息。通常此明细会在6月或7月到达。

使用Form 4852，代替W-2提交报税。 另一种方式是使用Form 4852，Wage and Tax Statement的替代表格，估算你的收入和预扣税款，尽可能依据工资单填写。如果之后收到的实际W-2显示的内容与估算差异较大，可能需要提交修正申报。建议在此过程中咨询税务专业人士，以确保申报的准确性。

雇主的处罚：未按时提交W-2的后果

未能按时提交W-2的雇主将面临联邦法律规定的重大处罚。IRS对每份未按时提交的W-2征收罚款，意味着不仅影响员工，也会增加雇主的成本。

对于应在2024年发放的W-2，罚款结构如下：

• 逾期30天内提交：每份60美元
• 逾期31天至8月1日：每份120美元
• 8月1日后或未提交：每份310美元
• 故意忽视或恶意拖延：每份630美元

举例来说，假设一家公司有10名员工，直到9月才提交W-2。每份W-2都算作两份（一份给IRS，一份给员工），每份罚款310美元，总计每名员工620美元。10名员工总罚款为6,200美元——这还不包括IRS可能加收的利息，可能会大幅增加总成本。

这些罚款制度强烈激励雇主在1月31日前完成提交。没有罚款上限，员工数百的企业因未及时提交W-2可能面临数十万美元的罚款。

结论

了解W-2的发放时间有助于你在报税季保持有序。雇主必须在1月31日前发放W-2，给予员工时间在4月15日前完成申报。如果你未收到前雇主的W-2，可以联系他们、查阅在线门户或联系IRS。如果时间紧迫，可以申请延期或使用Form 4852进行估算申报。同时，雇主未按时提交W-2会面临严厉处罚，大部分雇主会遵守规定。主动追踪你的W-2，是你在报税时最重要的文件之一。