Отримання вашого W-2 від попереднього роботодавця: все, що потрібно знати

Податковий сезон приносить знайому проблему: пошук усіх необхідних документів для подання декларації до дедлайну IRS. Якщо ви змінювали роботу минулого року, отримання W-2 від колишнього роботодавця є критичним — і розуміння правил може врятувати вас від штрафів і затримок у поданні.

Розуміння W-2: Ваш основний податковий документ

Що саме показує форма W-2?

W-2, офіційно відома як Звіт про заробітну плату та податки, — це спосіб вашого роботодавця повідомити IRS точно, скільки він вам заплатив і які податки утримав. Цей документ включає:

• Загальний дохід: ваша заробітна плата, чайові та будь-які інші виплати протягом року
• Федеральні утримання: точна сума федерального податку, утриманого з кожної зарплати відповідно до ваших виборів у W-4
• Податки на соціальне страхування та Medicare: внески, зроблені за вас, що формують ваші пільгові кредити
• Місцеві та штатні податки: будь-які застосовні місцеві або муніципальні податки, утримані з вашої зарплати
• Додаткові пільги та утримання: інформація про внески до пенсійних фондів, страхові премії, сплачені до оподаткування, та інші пільги працівника

Ваш попередній роботодавець зобов’язаний надати копії як вам, так і IRS. Точність цього документа безпосередньо впливає на відповідність вашої податкової декларації записам IRS — невідповідності викликають аудити та запити.

Критичний термін: коли ви маєте отримати W-2?

Пояснення дедлайну 31 січня

Закон США вимагає, щоб усі роботодавці надсилали форми W-2 працівникам до 31 січня наступного року. Якщо 31 січня припадає на вихідний або святковий день, дедлайн переноситься на наступний робочий день. Для податкового року 2023, наприклад, всі W-2, що мають бути відправлені поштою або електронно, мають бути отримані до 31 січня 2024.

Цей термін дає працівникам приблизно 2,5 місяці для збору документів і підготовки податкових декларацій до дедлайну 15 квітня.

Стратегії отримання W-2 від попереднього роботодавця

Крок 1: Дайте час, але залишайтеся напоготові

Якщо ви не отримали W-2 наприкінці січня, пам’ятайте, що затримки пошти — це нормально для поштових документів — вони можуть прийти кілька днів після дедлайну. Однак, якщо вже минуло лютий і ви все ще його не маєте, вживайте заходів.

Крок 2: Зв’яжіться з колишнім роботодавцем

Зверніться безпосередньо до відділу кадрів або бухгалтерії. Надішліть їм:

• свою актуальну адресу або електронну пошту
• дати працевлаштування
• ввічливий, але наполегливий запит на отримання форми

Зазначте, що ця форма потрібна IRS і запитайте приблизний термін доставки. Якщо ви переїхали після звільнення, ваша W-2 могла бути надіслана за застарілою адресою — це поширена причина затримок.

Крок 3: Перевірте онлайн-кабінет роботодавця

Багато компаній тепер пропонують безпечний цифровий доступ до W-2 через портали для працівників. Якщо ваш колишній роботодавець надає цю послугу:

• увійдіть, використовуючи свої дані
• одразу завантажте форму
• збережіть копію для своїх записів

Це повністю усуває затримки пошти.

Крок 4: Зверніться до IRS

Якщо ваш попередній роботодавець ігнорує ваші запити, зв’яжіться з IRS за номером 1-800-829-1040. Майте під рукою:

• ваше повне ім’я, адресу, номер соціального страхування та телефон
• повну контактну інформацію вашого колишнього роботодавця
• дати початку і закінчення працевлаштування
• орієнтовний дохід за рік і утримані податки (на основі останнього платіжного відомості)

IRS займеться пошуком відсутньої форми за вас.

Що робити, якщо чекати більше не можна: подання без W-2

Варіант А: подайте заявку на продовження терміну

Заповніть Форму 4868, щоб попросити шість місяців додаткового часу. Це дає вам до 15 жовтня для подання. Важливо: цей термін стосується лише подання, а не сплати податків. Оцініть свою податкову зобов’язаність за допомогою платіжних відомостей і сплатіть будь-яку суму до 15 квітня.

Коли з’явиться більше часу, замовте Транскрипт доходів і заробітків через ваш онлайн-акаунт IRS. Цей документ показує, що саме ваш роботодавець повідомив про ваш дохід і утримання. Зверніть увагу, що отримання цього транскрипту може зайняти до червня або липня.

Варіант Б: Подайте з підставною формою

Використовуйте Форму 4852 (Замість форми W-2) для приблизної оцінки доходу і утриманих податків на основі платіжних відомостей. Пам’ятайте: якщо пізніше ваша фактична W-2 показує значно інші цифри, вам доведеться подати виправлену декларацію.

За будь-яких сумнівів звертайтеся до податкового фахівця для забезпечення точності.

Що роблять роботодавці, які не надсилають W-2: структура штрафів

Роботодавці несуть серйозні фінансові наслідки за невиконання обов’язків щодо подання W-2. IRS накладає штрафи за кожну форму без верхньої межі:

Шкала штрафів 2024:

• До 30 днів затримки: $60 за форму
• З 31 дня до 1 серпня: $120 за форму
• Після 1 серпня або неподача: $310 за форму
• Навмисне ігнорування: $630 за форму

Як множаться штрафи

Ось важлива деталь: штрафи застосовуються за кожну форму для IRS і за кожного працівника. Компанія з 10 працівниками, що надсилає W-2 у вересні, стикнеться з:

• 10 форм × $310 = $3,100 для IRS
• 10 форм × $310 = $3,100 для працівників
• Загалом: мінімум $6,200

Додайте відсотки — і вартість швидко зростає. Ця структура стимулює роботодавців дотримуватися дедлайну 31 січня.

Підсумок

Отримати W-2 від попереднього роботодавця — це питання наполегливості, але процес зрозумілий, коли знаєш, що робити. Ваш роботодавець зобов’язаний його надати. Якщо виникають затримки, діяти потрібно через прямий контакт, онлайн-портали або допомогу IRS. Якщо дедлайни наближаються, допомагають продовження і підставні форми. Знання своїх прав і штрафів роботодавця за недотримання правил дає вам змогу впевнено пройти податковий сезон.