Розуміння термінів заповнення форми W-2: коли надсилаються W-2 і що трапляється, якщо ваш роботодавець затримує

Податковий сезон приносить численні зобов’язання як для роботодавців, так і для працівників, і одним із найважливіших документів, який вам знадобиться, є форма W-2. Якщо ви змінювали роботу протягом податкового року, ваш колишній роботодавець залишається відповідальним за надання цього важливого звіту про заробітну плату. Але коли надсилаються W-2, і які наслідки чекають на роботодавців за пропуск цих термінів?

Законний термін: коли надсилаються W-2?

Федеральне законодавство встановлює тверді терміни до 31 січня для роботодавців щодо відправлення форм W-2 всім поточним і колишнім працівникам. Якщо 31 січня припадає на вихідний або святковий день, термін автоматично переноситься на наступний робочий день. Для податкового року 2023 це означало, що всі W-2 потрібно було надіслати поштою або передати електронною поштою до 31 січня 2024 року.

Цей графік дає працівникам приблизно 2,5 місяці для збору документів і підготовки податкових декларацій до дедлайну 15 квітня. Дотримуючись цього графіка, працівники отримують достатньо часу для підготовки до своїх щорічних податкових зобов’язань.

Розбір форми W-2: яку інформацію вона містить

Форма W-2 (офіційно Form W-2, Wage and Tax Statement) слугує офіційним записом, який роботодавці подають як працівникам, так і IRS, детально описуючи компенсацію та утримання податків.

Основні компоненти включають:

• Загальна компенсація: Заробітна плата, чайові та інші доходи, отримані протягом календарного року
• Утриманий федеральний податок: Загальна сума федерального податку, яку ваш роботодавець утримав із зарплати на основі ваших виборів у формі W-4
• Внески до соціального страхування та Medicare: Сума податків із зарплати, що фінансують ваше майбутнє право на соціальне страхування та Medicare
• Утримання податків штату та місцевих податків: За наявності — суми, утримані для податків штату та місцевих податків
• Додаткові пільги та відрахування: Внески до пенсійних планів, страхові премії, фінансовані через попередньо оподатковані відрахування, та інші кваліфіковані пільги

Точність цієї форми безпосередньо впливає на подання вашої податкової декларації. Будь-які розбіжності між задекларованим доходом і інформацією у W-2 спричинять кореспонденцію з IRS і потенційні ускладнення.

Що робити, якщо ви не отримали свою W-2

Для подачі у 2024 році термін 31 січня вже минув. Якщо ваша W-2 досі не надійшла, виконайте послідовні кроки:

Крок 1: Зв’яжіться з відділом кадрів або бухгалтерією колишнього роботодавця

Зверніться безпосередньо до відділу кадрів або бухгалтерії — вони відповідають за видачу W-2. Перевірте актуальність вашої поштової або електронної адреси, оскільки форми, надіслані за застарілими адресами, не будуть доставлені. Запитайте орієнтовний термін доставки документа.

Крок 2: Перевірте можливість електронного доступу

Багато роботодавців тепер пропонують W-2 через захищені онлайн-портали. Якщо така можливість є, увійдіть за допомогою своїх облікових даних і завантажте форму одразу.

Крок 3: Зверніться до IRS

Після вичерпання контактів із роботодавцем зателефонуйте до IRS за номером 1-800-829-1040. Будьте готові надати:

• ваше ім’я, адресу, номер соціального страхування та контактну інформацію
• назву, адресу та номер телефону колишнього роботодавця
• дати працевлаштування та орієнтовний дохід із останньої платіжної відомості

IRS зв’яжеться з вашим колишнім роботодавцем, щоб вимагати відсутню форму.

Крок 4: Подайте декларацію без W-2 (якщо потрібно)

Якщо до 15 квітня ваша W-2 так і не надійшла:

Варіант А — подати заявку на продовження: подайте форму 4868, щоб отримати додаткові шість місяців для подання декларації. Однак це не відстрочить сплату податків. Обчисліть орієнтовний обов’язок за допомогою платіжних відомостей і сплатіть цю суму до 15 квітня. Після отримання додаткового часу замовте Витяг доходів і заробітної плати (Wage and Income Transcript) через ваш онлайн-рахунок IRS, який зазвичай надходить за 6-8 тижнів.

Варіант Б — подати з формою 4852: ця замінююча форма дозволяє вам приблизно оцінити свій дохід і утримання. Зрозуміло, що значні розбіжності між вашими оцінками і фактичною W-2 вимагатимуть подання скоригованої декларації пізніше.

Рекомендується працювати з податковим фахівцем, щоб забезпечити відповідність і точність, якщо ви виконуєте цю процедуру самостійно і не впевнені.

Штрафи для роботодавців за запізнення або відсутність подання W-2

IRS застосовує суворі штрафи, щоб забезпечити дотримання роботодавцями вимог щодо звітності. Якщо роботодавці не доставляють W-2 учасно або не подають їх взагалі, штрафи нараховуються за кожну форму — одна форма для IRS і окремі форми для кожного працівника.

Структура штрафів 2024:

• До 30 днів запізнення: $60 за форму
• З 31 дня до 1 серпня: $120 за форму
• Після 1 серпня або якщо не подано взагалі: $310 за форму
• Навмисне ігнорування: $630 за форму

Ці штрафи накопичуються. Наприклад, компанія з 10 працівниками, яка подає W-2 у вересні, отримає $310 за форму × 2 (IRS + копії для працівників = $6,200 усього штрафу, не враховуючи відсотки, що додатково збільшують суму.

Ця структура створює сильний фінансовий стимул для роботодавців дотримуватися обов’язку до 31 січня, і відсутність обмежень штрафів означає, що порушення можуть коштувати значних сум.

Чому своєчасне отримання W-2 важливе для вашої податкової декларації

Отримання W-2 до 31 січня усуває невизначеність із поданням і запобігає ускладненням, що виникають через оцінений дохід. Коли ваша W-2 надійшла швидко, ви можете точно заповнити федеральну та штатну декларацію і дотриматися дедлайну 15 квітня без додаткових подань або замінюючих форм.

Для працівників, які змінювали роботодавця протягом року або працювали на кількох посадах, важливо координувати отримання кількох W-2 для повної точності податкової декларації. Проактивний контакт із роботодавцем і знання своїх альтернатив допоможуть уникнути ситуацій, коли відсутність W-2 перешкоджає своєчасному поданню декларації.