Memahami Batas Waktu W-2: Kapan Form W-2 Dikirim dan Apa yang Terjadi Jika Pemberi Kerja Anda Melewatkan Batas Waktu

Selama musim pajak, salah satu tugas penting adalah melacak semua dokumen yang diperlukan untuk mengajukan pengembalian pajak Anda sebelum tenggat waktu IRS. Jika Anda berhenti dari pekerjaan selama tahun pajak, kemungkinan besar Anda sedang menunggu formulir W-2 Anda—dan waktu pengirimannya sangat penting. Kapan formulir W-2 dikirim memiliki implikasi besar terhadap pengajuan pajak Anda. Secara hukum, pemberi kerja harus mengeluarkan formulir ini sebelum tenggat waktu tertentu, dan memahami kapan hal itu terjadi dapat membantu Anda merencanakan ke depan dan mengetahui apa yang harus dilakukan jika formulir Anda tiba terlambat atau tidak sama sekali.

Garis Waktu W-2: Tanggal Penting yang Perlu Anda Ketahui

IRS telah menetapkan tenggat waktu yang tegas yang harus diikuti pemberi kerja: semua formulir W-2 harus dikirim ke karyawan paling lambat 31 Januari tahun berikutnya. Jika 31 Januari jatuh pada akhir pekan atau hari libur, tenggat waktu bergeser ke hari kerja berikutnya. Untuk tahun pajak 2025, ini berarti semua pemberi kerja harus mengirimkan formulir W-2 mereka kepada karyawan paling lambat 31 Januari 2026.

Tenggat waktu 31 Januari ini memiliki tujuan tertentu—memberikan waktu yang cukup bagi karyawan untuk mengumpulkan dokumen pajak mereka dan mengajukan pengembalian sebelum 15 April. Hukum mengakui bahwa pekerja membutuhkan jendela waktu ini untuk menyiapkan pengajuan yang akurat, dan pemberi kerja yang gagal memenuhi tenggat waktu menghadapi konsekuensi keuangan yang signifikan.

Penting untuk dicatat bahwa ketika pemberi kerja mengirim W-2 melalui pos, mungkin memerlukan beberapa hari atau minggu untuk sampai setelah tenggat waktu 31 Januari. Inilah sebabnya pemberi kerja diwajibkan menandai cap pos sebelum 31 Januari, bukan mengirimkan formulir tersebut tepat waktu. Jika Anda masih menunggu formulir Anda berminggu-minggu setelah 31 Januari, saatnya mengambil tindakan.

Apa Sebenarnya Formulir W-2 dan Mengapa Itu Penting?

Sebelum membahas apa yang harus dilakukan jika W-2 Anda belum tiba, ada baiknya memahami mengapa dokumen ini sangat penting. Formulir W-2, secara resmi disebut Pernyataan Upah dan Pajak, adalah dokumen yang digunakan pemberi kerja untuk melaporkan penghasilan dan informasi pajak karyawan kepada pekerja dan IRS.

W-2 Anda berisi beberapa informasi kunci:

Penghasilan dan kompensasi. Menunjukkan total gaji, tips, dan kompensasi lain yang Anda terima selama tahun pajak.

Pajak penghasilan federal yang dipotong. Melaporkan berapa banyak pajak penghasilan federal yang dipotong pemberi kerja dari gaji Anda sepanjang tahun berdasarkan pilihan pemotongan W-4 Anda.

Kontribusi Jaminan Sosial dan Medicare. Dokumen W-2 mencatat kontribusi terhadap Jaminan Sosial dan Medicare, memastikan Anda mendapatkan kredit yang tepat untuk manfaat di masa depan.

Pajak negara bagian dan lokal. Jika Anda bekerja di negara bagian atau daerah dengan pajak penghasilan, W-2 Anda menunjukkan berapa yang dipotong untuk tujuan tersebut.

Potongan dan manfaat tambahan. Formulir ini mungkin mencakup informasi tentang kontribusi rencana pensiun, premi asuransi kesehatan yang dibayar melalui potongan sebelum pajak, dan manfaat karyawan lainnya.

IRS mencocokkan informasi di W-2 Anda dengan pengembalian pajak Anda. Jika penghasilan yang Anda laporkan berbeda dari yang tercantum di W-2, atau jika Anda tidak mengajukan sama sekali, IRS akan menghubungi Anda. Inilah mengapa menerima W-2 yang akurat sangat penting untuk memastikan pengembalian pajak Anda benar dan lengkap.

Langkah-langkah Mendapatkan W-2 Jika Anda Belum Menerimanya

Jika Anda sudah melewati tanggal 31 Januari dan masih belum menerima W-2 dari pemberi kerja sebelumnya, jangan panik—ada beberapa langkah yang dapat Anda lakukan.

Hubungi pemberi kerja lama Anda secara langsung. Hubungi bagian sumber daya manusia atau payroll dan minta dengan sopan agar mereka mengirimkan W-2 Anda. Pastikan mereka memiliki alamat surat atau email Anda yang terbaru. Jika Anda telah pindah sejak meninggalkan pekerjaan, formulir Anda mungkin telah dikirim ke alamat lama. Tanyakan perkiraan kapan Anda harus menerimanya.

Periksa akses online. Banyak pemberi kerja sekarang menyediakan formulir W-2 melalui portal online yang aman. Jika pemberi kerja lama Anda menawarkan layanan ini, masuk dan unduh formulir Anda langsung. Ini sering kali menjadi cara tercepat untuk mendapatkan W-2 tanpa harus menunggu pengiriman melalui pos.

Hubungi IRS untuk bantuan. Jika pemberi kerja Anda tidak merespons atau mengklaim bahwa mereka sudah mengirim W-2 Anda, Anda dapat menghubungi Internal Revenue Service di 1-800-829-1040. Siapkan informasi berikut saat Anda menelepon:

• Nama, alamat, nomor Jaminan Sosial, dan nomor telepon Anda
• Nama, alamat, dan nomor telepon pemberi kerja lama Anda
• Tanggal Anda bekerja di sana
• Perkiraan penghasilan dan pajak yang dipotong, berdasarkan slip gaji terakhir Anda

IRS akan menghubungi pemberi kerja lama Anda atas nama Anda untuk meminta W-2 yang hilang.

Ajukan perpanjangan pengajuan jika tenggat 15 April mendekat. Anda memiliki dua opsi jika waktu semakin menipis. Pertama, Anda dapat mengisi Formulir 4868 untuk meminta perpanjangan otomatis selama enam bulan. Ingat bahwa perpanjangan memberi Anda lebih banyak waktu untuk mengajukan pengembalian, tetapi bukan waktu tambahan untuk membayar pajak yang terutang. Hitung perkiraan tagihan pajak Anda menggunakan slip gaji dan kirimkan pembayaran paling lambat 15 April, meskipun pengembalian Anda belum selesai. Setelah mendapatkan perpanjangan, Anda dapat membuat akun IRS online dan meminta Transkrip Penghasilan dan Upah, yang menunjukkan semua informasi W-2 yang dimiliki IRS tentang Anda. Transkrip ini biasanya diterima paling lambat Juni atau Juli.

Ajukan pengembalian tanpa W-2 menggunakan Formulir 4852. Alternatifnya, Anda dapat mengajukan pengembalian pajak menggunakan Formulir 4852, Pengganti Formulir W-2, Pernyataan Upah dan Pajak. Ini memungkinkan Anda memperkirakan penghasilan dan pajak yang dipotong seakurat mungkin berdasarkan slip gaji. Namun, jika kemudian W-2 Anda menunjukkan informasi yang berbeda secara signifikan, Anda mungkin perlu mengajukan pengembalian yang direvisi. Bekerja sama dengan profesional pajak selama proses ini dapat membantu memastikan pengajuan Anda akurat.

Denda Pemberi Kerja: Konsekuensi Keterlambatan Pengiriman W-2

Pemberi kerja yang gagal mengirimkan formulir W-2 tepat waktu menghadapi denda besar berdasarkan hukum federal. IRS memberlakukan denda per formulir, yang berarti pelanggaran tidak hanya mempengaruhi karyawan tetapi juga salinan IRS, sehingga biaya bagi pemberi kerja menjadi berlipat ganda.

Untuk formulir W-2 yang seharusnya dikirimkan pada 2024, struktur denda adalah:

• Formulir yang dikirim hingga 30 hari terlambat: $60 per formulir
• Formulir yang dikirim antara 31 hari hingga 1 Agustus: $120 per formulir
• Formulir yang dikirim setelah 1 Agustus atau tidak dikirim sama sekali: $310 per formulir
• Disregard atau kelalaian dengan sengaja: $630 per formulir

Bayangkan sebuah perusahaan dengan 10 karyawan yang tidak mengirim W-2 sampai bulan September. Karena setiap W-2 dihitung sebagai dua formulir (satu ke IRS, satu ke karyawan), dan masing-masing dikenai biaya $310, total biaya adalah $620 per karyawan. Untuk 10 karyawan, itu berarti denda sebesar $6.200—belum termasuk bunga yang mungkin ditambahkan IRS, yang dapat meningkatkan total biaya secara signifikan.

Struktur denda ini memberikan insentif kuat bagi pemberi kerja untuk memenuhi tenggat waktu 31 Januari. Tidak ada batas maksimum denda total, sehingga perusahaan dengan ratusan karyawan bisa menghadapi denda ratusan ribu dolar karena kegagalan sistematis mengirimkan formulir W-2 tepat waktu.

Kesimpulan

Memahami kapan formulir W-2 dikirim membantu Anda tetap terorganisir selama musim pajak. Pemberi kerja harus mengirimkan W-2 paling lambat 31 Januari, memberi waktu bagi karyawan untuk mengajukan sebelum 15 April. Jika Anda belum menerima W-2 dari pemberi kerja sebelumnya, hubungi mereka, periksa portal online, atau hubungi IRS. Jika waktu semakin dekat, Anda dapat mengajukan perpanjangan atau menggunakan Formulir 4852 untuk mengajukan dengan perkiraan. Sementara itu, pemberi kerja menghadapi denda serius jika melewatkan tenggat waktu ini, sehingga sebagian besar mematuhi persyaratan tersebut. Tetap proaktif dalam melacak W-2 Anda—ini adalah salah satu dokumen terpenting yang Anda perlukan saat musim pajak.