Mendapatkan W-2 dari Pemberi Kerja Sebelumnya: Semua yang Perlu Anda Ketahui

Musim pajak membawa tantangan yang familiar: mencari semua dokumen yang diperlukan untuk mengajukan pengembalian sebelum tenggat waktu IRS. Jika Anda berganti pekerjaan tahun lalu, mendapatkan W-2 dari mantan pemberi kerja sangat penting—dan memahami aturan dapat menyelamatkan Anda dari denda dan keterlambatan pengajuan.

Memahami W-2: Dokumen Pajak Esensial Anda

Apa yang Ditunjukkan oleh Formulir W-2 Sebenarnya?

W-2, secara resmi dikenal sebagai Wage and Tax Statement, adalah cara pemberi kerja Anda melaporkan kepada IRS berapa banyak yang mereka bayarkan kepada Anda dan pajak apa saja yang mereka tahan. Dokumen ini mencakup:

• Total kompensasi: Gaji, tips, dan kompensasi lain yang diterima sepanjang tahun
• Pemotongan federal: Jumlah pasti pajak penghasilan federal yang dipotong pemberi kerja dari setiap gaji berdasarkan pilihan W-4 Anda
• Pajak Social Security dan Medicare: Kontribusi yang dilakukan atas nama Anda, yang menetapkan kredit manfaat Anda
• Pemotongan pajak negara bagian dan lokal: Pajak penghasilan negara bagian atau kota yang dipotong dari gaji Anda
• Manfaat dan potongan tambahan: Informasi tentang kontribusi pensiun, premi asuransi kesehatan yang dibayar sebelum pajak, dan manfaat karyawan lainnya

Mantan pemberi kerja Anda harus menyediakan salinan kepada Anda dan IRS. Akurasi dokumen ini secara langsung mempengaruhi apakah pengembalian pajak Anda cocok dengan catatan IRS—ketidaksesuaian memicu audit dan penyelidikan.

Garis Waktu Penting: Kapan Anda Harus Menerima W-2 Anda?

Penjelasan Batas Waktu 31 Januari

Hukum federal mewajibkan semua pemberi kerja mengirimkan formulir W-2 kepada karyawan paling lambat 31 Januari tahun berikutnya. Jika 31 Januari jatuh pada akhir pekan atau hari libur, batas waktu bergeser ke hari kerja berikutnya. Untuk tahun pajak 2023, misalnya, semua W-2 harus dikirimkan cap pos atau secara elektronik paling lambat 31 Januari 2024.

Garis waktu ini memberi karyawan sekitar 2,5 bulan untuk mengumpulkan dokumen dan menyiapkan pengajuan pajak sebelum tenggat waktu 15 April.

Strategi Mendapatkan W-2 dari Mantan Pemberi Kerja

Langkah 1: Beri Waktu, Tapi Tetap Waspada

Jika Anda belum menerima W-2 Anda pada akhir Januari, ingat bahwa keterlambatan pos adalah hal normal untuk dokumen yang dikirim melalui pos—mungkin tiba beberapa hari setelah batas waktu cap pos. Namun, jika kita sudah melewati Februari dan Anda masih belum menerimanya, ambil tindakan.

Langkah 2: Hubungi Mantan Pemberi Kerja Anda

Hubungi departemen sumber daya manusia atau penggajian secara langsung. Berikan mereka:

• Alamat surat atau email Anda saat ini
• Tanggal pekerjaan Anda
• Permintaan sopan tapi tegas untuk formulir tersebut

Sebutkan bahwa IRS memerlukan formulir ini dan tanyakan perkiraan waktu pengiriman. Jika Anda telah pindah sejak meninggalkan pekerjaan, W-2 Anda mungkin dikirim ke alamat yang sudah tidak berlaku—ini adalah alasan umum keterlambatan.

Langkah 3: Periksa Portal Online Pemberi Kerja Anda

Banyak perusahaan sekarang menawarkan akses digital aman ke W-2 melalui portal karyawan. Jika pemberi kerja Anda menyediakan layanan ini:

• Masuk menggunakan kredensial Anda
• Unduh formulir Anda segera
• Simpan salinan untuk catatan Anda

Ini menghindari keterlambatan pos sama sekali.

Langkah 4: Laporkan ke IRS

Jika pemberi kerja Anda mengabaikan permintaan Anda, hubungi Internal Revenue Service di 1-800-829-1040. Siapkan:

• Nama lengkap, alamat, nomor Jaminan Sosial, dan nomor telepon Anda
• Informasi kontak lengkap pemberi kerja Anda
• Tanggal mulai dan berakhir pekerjaan Anda
• Perkiraan penghasilan tahunan dan pemotongan federal (berdasarkan slip gaji terakhir Anda)

IRS akan mengejar formulir yang hilang atas nama Anda.

Bagaimana Jika Anda Tidak Bisa Menunggu: Mengajukan Pengembalian Tanpa W-2 Anda

Opsi A: Meminta Perpanjangan Waktu Pengajuan

Ajukan Formulir 4868 untuk meminta perpanjangan enam bulan. Ini memberi Anda sampai 15 Oktober untuk mengajukan. Catatan penting: perpanjangan ini berlaku untuk pengajuan, bukan untuk membayar pajak yang terutang. Perkirakan kewajiban pajak Anda menggunakan slip gaji, dan bayar jumlah yang harus dibayar paling lambat 15 April.

Setelah Anda mendapatkan lebih banyak waktu, pesan Wage and Income Transcript dari IRS melalui akun online Anda. Dokumen ini menunjukkan secara tepat apa yang dilaporkan pemberi kerja tentang penghasilan dan pemotongan Anda. Perlu diingat, mendapatkan transkrip ini bisa memakan waktu hingga Juni atau Juli.

Opsi B: Mengajukan Menggunakan Formulir Pengganti

Gunakan Formulir 4852 (Pengganti Formulir W-2) untuk memperkirakan penghasilan dan pajak yang dipotong seakurat mungkin berdasarkan slip gaji Anda. Ingat: jika W-2 asli Anda nanti menunjukkan angka yang jauh berbeda, Anda harus mengajukan pengembalian yang telah diubah.

Jika ragu, konsultasikan dengan profesional pajak untuk memastikan keakuratan.

Apa yang Terjadi Jika Pemberi Kerja Tidak Mengirim W-2: Struktur Denda

Pemberi kerja menghadapi konsekuensi keuangan serius karena gagal memenuhi kewajiban pengajuan W-2. IRS memberlakukan denda per formulir tanpa batas atas:

Jadwal Denda 2024:

• Hingga 30 hari terlambat: $60 per formulir
• 31 hari sampai 1 Agustus: $120 per formulir
• Setelah 1 Agustus atau tidak dikirim: $310 per formulir
• Disregard dengan sengaja: $630 per formulir

Bagaimana Denda Berlipat Ganda

Inilah detail pentingnya: denda berlaku per formulir kepada IRS dan per formulir kepada setiap karyawan. Sebuah perusahaan dengan 10 karyawan yang mengirim W-2 pada September akan menghadapi:

• 10 formulir × $310 = $3.100 ke IRS
• 10 formulir × $310 = $3.100 ke karyawan
• Total: minimal $6.200

Ditambah bunga, biaya ini meningkat pesat. Struktur ini memberi insentif kepada pemberi kerja untuk memenuhi batas waktu 31 Januari.

Kesimpulan

Mendapatkan W-2 dari mantan pemberi kerja membutuhkan ketekunan tetapi cukup sederhana jika Anda tahu caranya. Pemberi kerja Anda secara hukum wajib menyediakannya. Jika terjadi keterlambatan, ambil tindakan melalui kontak langsung, portal online, atau bantuan IRS. Jika tenggat waktu pengajuan mendekat, perpanjangan dan formulir pengganti adalah alternatif yang sah. Memahami hak Anda dan denda pemberi kerja karena ketidakpatuhan memberdayakan Anda untuk menavigasi musim pajak dengan percaya diri.