Comprendre les délais du W-2 : Quand les formulaires W-2 sont-ils envoyés et que se passe-t-il si votre employeur manque la date limite

Pendant la saison fiscale, une tâche cruciale consiste à rassembler tous les documents nécessaires pour déposer votre déclaration avant la date limite de l’IRS. Si vous avez quitté votre emploi au cours de l’année fiscale, vous attendez probablement votre formulaire W-2 — et le timing est important. La date d’envoi des formulaires W-2 a des implications majeures pour votre déclaration d’impôts. Selon la loi, les employeurs doivent émettre ces formulaires avant une date limite spécifique, et comprendre quand cela se produit peut vous aider à planifier à l’avance et à savoir quoi faire si votre formulaire arrive en retard ou pas du tout.

La chronologie du W-2 : Dates clés à connaître

L’IRS a fixé une date limite ferme : tous les formulaires W-2 doivent être envoyés aux employés d’ici le 31 janvier de l’année suivante. Si le 31 janvier tombe un week-end ou un jour férié, la date limite est repoussée au jour ouvrable suivant. Pour l’année fiscale 2025, cela signifie que tous les employeurs devraient avoir envoyé leurs formulaires W-2 aux employés d’ici le 31 janvier 2026.

Cette date limite du 31 janvier a une raison d’être précise — elle donne aux employés suffisamment de temps pour rassembler leurs documents fiscaux et déposer leur déclaration avant le 15 avril. La loi reconnaît que les travailleurs ont besoin de cette période pour préparer des déclarations précises, et les employeurs qui ne respectent pas cette échéance s’exposent à des conséquences financières importantes.

Il est important de noter que lorsqu’un employeur envoie un W-2 par courrier, cela peut prendre plusieurs jours ou semaines pour arriver après la date limite du 31 janvier. C’est pourquoi les employeurs sont tenus de faire postdater les formulaires avant cette date, et non de les livrer. Si vous attendez encore votre formulaire plusieurs semaines après le 31 janvier, il est temps d’agir.

Qu’est-ce qu’un formulaire W-2 et pourquoi est-ce important ?

Avant d’explorer ce qu’il faut faire si votre W-2 n’est pas arrivé, il est utile de comprendre pourquoi ce document est si essentiel. Le formulaire W-2, officiellement appelé Déclaration de revenus et de taxes sur les salaires, est le document que les employeurs utilisent pour déclarer les revenus et les informations fiscales des employés à la fois aux travailleurs et à l’IRS.

Votre W-2 contient plusieurs informations clés :

Revenus et rémunérations. Cela indique votre salaire total, vos pourboires et autres compensations reçues durant l’année fiscale.

Impôt fédéral sur le revenu retenu. Cette ligne indique combien d’impôt fédéral sur le revenu votre employeur a prélevé sur vos chèques de paie tout au long de l’année en fonction de vos choix de retenue W-4.

Cotisations à la Sécurité sociale et à Medicare. Votre W-2 documente les cotisations à la Sécurité sociale et à Medicare, vous assurant de recevoir un crédit approprié pour vos futurs avantages.

Impôts d’État et locaux. Si vous avez travaillé dans un État ou une localité avec des impôts sur le revenu, votre W-2 indique ce qui a été retenu à ces fins.

Deductions et avantages supplémentaires. Le formulaire peut inclure des informations sur les cotisations à un plan de retraite, les primes d’assurance santé payées par déductions avant impôt, et d’autres avantages pour l’employé.

L’IRS compare les informations de votre W-2 avec votre déclaration de revenus. Si le revenu que vous déclarez diffère de celui indiqué sur votre W-2, ou si vous ne déposez pas du tout, l’IRS vous contactera. C’est pourquoi recevoir un W-2 précis est crucial pour que votre déclaration soit correcte et complète.

Étapes pour obtenir votre W-2 si vous ne l’avez pas reçu

Si vous êtes bien au-delà du 31 janvier et que vous n’avez toujours pas reçu votre W-2 d’un employeur précédent, ne paniquez pas — il existe plusieurs démarches à suivre.

Contactez directement votre ancien employeur. Contactez le service des ressources humaines ou la paie et demandez poliment qu’ils vous envoient votre W-2. Confirmez qu’ils disposent de votre adresse postale ou email actuel. Si vous avez déménagé depuis votre départ, votre formulaire pourrait avoir été livré à une ancienne adresse. Demandez une estimation du délai pour le recevoir.

Vérifiez l’accès en ligne. De nombreux employeurs proposent désormais des formulaires W-2 via des portails sécurisés en ligne. Si votre ancien employeur offre ce service, connectez-vous et téléchargez votre formulaire directement. C’est souvent le moyen le plus rapide d’obtenir votre W-2 sans attendre la livraison par courrier.

Contactez l’IRS pour assistance. Si votre employeur ne répond pas ou affirme avoir déjà envoyé votre W-2, vous pouvez appeler l’Internal Revenue Service au 1-800-829-1040. Ayez à portée de main les informations suivantes lors de votre appel :

• Votre nom, adresse, numéro de sécurité sociale et numéro de téléphone
• Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de votre ancien employeur
• Les dates pendant lesquelles vous avez travaillé là-bas
• Une estimation de vos revenus et de l’impôt retenu, basée sur votre dernier bulletin de salaire

L’IRS contactera votre ancien employeur en votre nom pour demander le W-2 manquant.

Demandez une prolongation de dépôt si la date du 15 avril approche. Si vous manquez de temps, vous avez deux options. D’abord, vous pouvez remplir le formulaire 4868 pour demander une extension automatique de six mois. Notez qu’une extension vous donne plus de temps pour déposer votre déclaration, mais pas pour payer les impôts dus. Calculez votre impôt estimé à partir de vos bulletins de salaire et effectuez le paiement avant le 15 avril, même si votre déclaration n’est pas encore prête. Une fois l’extension obtenue, vous pouvez créer un compte en ligne sur l’IRS et demander une Transcription de salaire et de revenus, qui montre toutes les informations W-2 que l’IRS possède pour vous. Cette transcription arrive généralement d’ici juin ou juillet.

Déposez sans le W-2 en utilisant le formulaire 4852. Alternativement, vous pouvez déposer votre déclaration en utilisant le formulaire 4852, Substitut du formulaire W-2, Déclaration de revenus et de taxes sur les salaires. Cela vous permet d’estimer vos revenus et taxes retenues aussi précisément que possible à partir de vos bulletins de salaire. Cependant, si votre W-2 réel montre des informations très différentes par la suite, vous devrez peut-être déposer une déclaration modifiée. Travailler avec un professionnel de la fiscalité durant ce processus peut vous aider à assurer une déclaration précise.

Sanctions pour l’employeur : conséquences du non-respect des délais du W-2

Les employeurs qui ne respectent pas l’envoi des formulaires W-2 à temps s’exposent à des pénalités importantes selon la loi fédérale. L’IRS impose des pénalités par formulaire, ce qui signifie qu’une infraction affecte non seulement l’employé mais aussi la copie destinée à l’IRS, augmentant le coût pour l’employeur.

Pour les formulaires W-2 qui auraient dû être envoyés en 2024, la structure des pénalités est la suivante :

• Formulaires envoyés jusqu’à 30 jours de retard : 60 $ par formulaire
• Formulaires envoyés entre 31 jours et le 1er août : 120 $ par formulaire
• Formulaires envoyés après le 1er août ou non déposés : 310 $ par formulaire
• Discrétion intentionnelle ou négligence délibérée : 630 $ par formulaire

Voici comment les pénalités s’additionnent : imaginez une entreprise avec 10 employés qui n’envoie les W-2 qu’en septembre. Étant donné que chaque W-2 compte comme deux formulaires (un pour l’IRS, un pour l’employé), et que chaque formulaire coûte 310 $, le coût est de 620 $ par employé. Pour 10 employés, cela représente 6 200 $ de pénalités — et ce, avant que l’IRS n’ajoute des intérêts, ce qui peut augmenter considérablement le total.

La structure des pénalités crée une forte incitation pour les employeurs à respecter la date du 31 janvier. Il n’y a pas de plafond pour le total des pénalités, donc une entreprise avec des centaines d’employés pourrait faire face à des amendes pouvant atteindre des centaines de milliers de dollars pour un manquement systématique à envoyer les W-2 à temps.

En résumé

Comprendre quand les formulaires W-2 sont envoyés vous aide à rester organisé pendant la saison fiscale. Les employeurs doivent envoyer les W-2 avant le 31 janvier, permettant aux employés de déposer leur déclaration avant le 15 avril. Si vous n’avez pas reçu votre W-2 d’un emploi précédent, contactez-le, vérifiez les portails en ligne ou contactez l’IRS. Si le temps presse, vous pouvez demander une extension ou utiliser le formulaire 4852 pour déposer avec des estimations. Pendant ce temps, les employeurs encourus de lourdes pénalités en cas de retard, ce qui incite la majorité à respecter cette obligation. Restez proactif dans le suivi de votre W-2 — c’est l’un des documents les plus importants dont vous aurez besoin lors de la déclaration.